1.
貧困生檔案是確定國家助學貸款、學費減免、困難補助、勤工儉學和社會救助對象以及評定各類貧困生獎學金的重要依據。為確保檔案的完整性、真實性和準確性，確保資助到位，每年3月中旬至4月上旬，對原有貧困生檔案進行更新調整，並建立新的貧困生檔案。
2.定義標準
根據公民平均消費水平，貧困生的界定標準暫定為:月平均生活費和家庭人均收入在300元以下，平時生活節儉，完成學業確有經濟困難的學生；家庭地處偏遠、經濟落後的農村，或父母下崗無固定收入來源，以及殘疾學生、單親、離異父母(低收入家庭)。
少數民族學生，以及少數家庭確實比較貧困的學生，雖然沒有自願申請，有相關證明，也可以列為貧困生。
除符合上述條件外，符合下列條件的，如烈士子女、孤兒、父母患嚴重疾病或殘疾(喪失或部分喪失勞動能力)、家庭有特殊困難，家庭持有《特困證》、《社會救助證》、《最低生活保障證》且月平均生活費和家庭人均收入在200元以下，難以維持基本生活的，列為貧困生。
3.定義程序
學生本人提出書面申請，出具鄉鎮、街道蓋章的貧困學生家庭經濟狀況調查表，填寫貧困學生消費情況調查表→提交班主任初審(班級成立考核小組，調查表格填寫內容是否真實，填寫調查結果， 而且意見不用反饋給我)→學院審核→貧困生名單公示→貧困生備案→上報政教處匯總。
4.審計方法
班級內設立貧困生評定小組，成員5-7人(視班級人數而定)，由黨員、黨員、入黨積極分子、班幹部和大多數學生認可的普通(非貧困生)代表組成。考核組必須客觀、公平、公正，避免情緒化；
貧困生評定小組對申請貧困生的學生進行調查，充分征求舍友對其在校期間生活表現和平時消費的意見，必要時可通過查詢“金龍卡”消費情況予以確認；調查結果交給班主任，班主任根據自己掌握的信息綜合測算，初審後上報學院審核。