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工程建設企業應重視項目後評價學習?

0前言

工程項目建設的效率與效益直接取決於工程項目管理能力,從而要求工程建設企業根據市場競爭和環境的變化,運用現代管理的理論、技術和方法,不斷提高自身的管理和技術水平,實現生產要素在項目實施中的優化配置與有效利用,為業主提供優質的建設產品。工程項目管理能力的提高是壹個學習發展的過程,工程項目後評價學習則是其中壹種行之有效的方法。

在我國工程項目實踐中項目後評價存在3個問題:壹是主體缺失,目前實施項目後評價的主體主要是商業銀行或者國家有關部門,工程建設企業卻不太重視。通常是貸款方的商業銀行自己組織項目後評價,其目的是從自身的投資收益的角度出發,通過對投資項目的評定,以判斷投資貸款決策合理與否,為後續貸款決策的執行提供經驗。對於國家項目,有關部門自己或委托有關單位進行項目後評價,而且壹般只選取壹些有代表性的項目進行後評價。其目的也是為自己的行政決策提供經驗指導。二是目的不明確,如某港口二期工程後評價在分析工程效益好的的原因中,有壹個因素為“港務局千方百計節約開支,嚴格控制住了工程投資。”這種籠統定性且描述性的總結,對於知識和經驗的學習及以後的應用可能意義不大。三是只評價而缺少學習,項目後評價工作通常強調的是總結報告的形成,並隨著評價報告的歸檔而宣告結束,實際上從評價中進行學習的過程還沒有真正開始,然而現實中常

常忽視了這壹學習過程。因此,如何搞好項目後評價,以提高學習效果是壹個值得重視的問題。後評價學習的目的是為了提高建設企業的項目管理能力。它是在對已完成項目的目的、執行過程、效益、作用和影響進行系統客觀分析的基礎上,所開展的學習提高過程。項目後評價的意義在於,通過對項目活動實踐的檢查總結,來確定項目預期的目標是否達到、項目或規劃是否合理有效、項目的主要效益指標是否實現;通過分析評價找出成敗的原因、總結經驗教訓、提出改進的建議;並通過及時有效的信息反饋和學習過程,使之成為組織的知識,為提高未來項目的決策和管理水平提供指導,以達到提高項目管理能力和增加工程價值的目的。工程建設企業作為工程項目建設的主要實施者和責任者,自然應是項目後評價的主要執行者和受益者,也應是項目後評價學習的壹個重要的主體。

1工程項目後評價的雙環學習

為了達到提高項目管理能力的目的,項目後評價除了要總結正反兩方面的經驗教訓,使正面的經驗得到詳盡闡述,為遇到的問題找出應對之策,以供後來者參考外,更重要的還是要在市場多變、競爭激烈的條件下,使項目的決策者、管理者和全體員工通過已有的經歷來學習、發展和積累相應的理論、技能和經驗,並創造新的知識,以適應今後業主需求和市場環境的多樣化。正是在這個意義上,強調項目後評價是組織的學習,也即組織在其所經歷的事物中學習新的知識和經驗,以不斷提高企業在復雜環境下項目管理能力和競爭力的過程。

1.1雙環學習的流程

項目後評價作為組織的學習,關鍵是突出學習的系統性、程序性和反饋性,也即在項目完成後,通過制度化的學習程序,對已完成的項目各有關內容進行全組織深入系統的評價和討論,以探討原定的目標和措施是否得到了實現,以及在原先的環境下是否存在更好的選擇,或在新的環境下可能會出現何種變化。後評價的結果必須要反饋到有關部門和人員,以利於其他項目或新項目的決策與實施,從而不斷改進項目管理水平,實現項目管理能力的螺旋上升。這是壹個決策→實施→評價學習→再決策→再實施→再評價學習的過程,也即所謂學習漸進法。

學習漸進法主要通過雙環學習而實現。組織學習分為單環學習和雙環學習,單環學習的基本特點是在穩定的市場環境下,根據已定的組織目標而不斷將組織的運作及結果與已定目標進行比較,使運作結果符合或接近目標,典型事例如預算偏差和超出工期的討論。單環學習的最後結果壹般是調整管理系統,建立規章制度,但在業主需求不斷多樣和市場環境多變的情況下,單環學習有很多不足,這時就需要進行雙環學習。很多時候,管理的績效不僅在於所采取的行動和措施,而且還在於這些行動和措施背後的目標和指導思想,因此,雙環學習在單環學習的基礎上進壹步強調,還應根據外部環境的變化來調整企業的目標,使企業目標能更好地反映外界的需要。如當企業為更好地滿足市場需求,從努力降低工程實施成本轉而進壹步考慮如何增加工程價值時,雙環學習就發生了。顯然,雙環學習更具創造性,是創造性學習。項目後評價的雙環學習基本流程如圖1所示。

在圖1中當某壹項目完成後,對該項目所經歷的各主要階段,按照順序壹步步進行因果關系回顧,如為什麽要制定這樣的目標和規範,由此應采取什麽樣的管理行動和措施,最後的結果如何。上壹階段回顧後再進入下壹階段工作,回顧的重點內容應集中在項目的組織管理和技術方面,目的是從因果聯系進行考察,以求對項目的目標、方針、管理和執行提出存在的問題及改進的建議。回顧應力求深入細致,使之成為壹種分析,這樣得出的經驗和知識才有更大的作用。回顧的結果將使企業在組織管理和技術方面得到改進,並反饋到新的項目,同時,也使參與評價的每壹個人取得新的經驗而帶入以後的項目工作。

1.2雙環學習的特點

雙環學習的最大特點是重新評價組織目標的本質、價值和基本假設,而不僅僅是強調結果應符合已有的目標。通過雙環學習不僅要考察為完成現有目標的管理行動和技術措施有什麽問題,而且還要探討規定這些管理行動和技術措施的目標和戰略本身,是否還存在可改進的地方。因此,在項目後評價所進行的雙環學習中,應力求從業主的需求和變化的環境出發,進壹步檢驗甚至更改用以指導管理行動和技術措施的目標假設,由此導致檢驗甚至更改管理行動和技術措施本身。這樣的學習往往能產生更深層次的結果,甚至導致企業的經營戰略和項目管理的巨大變革,因此,也有人稱雙環學習為變革性學習。可以說,組織管理行動、技術措施的改進,目標和戰略的變化,既是項目後評價中雙環學習的重要要求,也是它的基本程序。

2工程項目後評價的能力成熟模型

為了提高項目後評價學習的效果,企業必須不斷改進學習方法,可以借鑒項目後評價能力成熟模型,該模型將企業項目後評價學習能力的發展分為5個層次。

2.1專門針對某特定項目的回顧

這壹層次工程項目後評價的主要特征是:專門針對過去某壹特定項目的回顧,是基於問題—反應模式,項目後評價的效果主要取決於實施者個人的經驗和技能,而不是組織的能力。因此,組織雖然對項目後評價有壹定的認識,也認為有必要開展項目後評價,但沒有建立操作章程和標準,也沒有明確規定誰將對項目後評價的實施擔負責任。實施過程不清楚,更不穩定,記錄文檔松散,信息收集過程混亂,沒有制定統壹的模板,因而不便於知識和信息的整理。即使有些工程項目被動的接受了項目後評價,然而沒有壹致的評價口徑,學到的經驗和教訓無法用於項目間的比較學習,記錄的文檔資料對於後續項目和項目間的學習也無太大的意義。

2.2制定項目後評價的有關政策

這壹層次的特點是制定了項目後評價的有關政策,並引入了正確的評價實踐。組織對許多項目開始實施項目後評價,且處於有效的控制之下,組織能重復在以前類似評價過程中的經驗,但沒有形成全組織範圍內的標準化,各個項目都有自己的規範和標準。這個階段文檔開始有標準化的雛形,產生了項目後評價報告模板,主要側重於定量和明確的數據的收集,以確保項目後評價報告包含項目的所有改進方面,如成本、進度和技術/設計的偏差。管理層雖然開始支持項目後評價的實施,但沒有壹致認可和參與,也沒有將其應用於組織內所有層面。

2.3對項目後評價的程序和活動設立標準

這壹層次對項目後評價的程序和回顧活動都設立了標準,並委派給專門的部門負責。項目後評價建立了相關文檔,所有項目活動被納入、綜合成管理和工程活動,並據標準程序而建立了相應的評價過程,客戶和項目團隊成員也能主動的參與評價過程。管理層將所有評價過程制度化,並且將正式的、標準化的報告應用於所有過程,高層管理者也定期參與後評價學習過程。並且制定了統壹的標準,從而使得評價結果可以為組織內所有項目借鑒。

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