1、《外國(地區)企業常駐代表處設立登記表》(內含《代表處基本情況》、《駐在地址證明》、《首席代表登記表》、《代表登記表》等表格)；
2、需要前置審批的代表處需要先進行審批（包括銀行、金融、財務、稅務以及非盈利機構設立代表處）；
3、派出企業董事長或總經理簽署的申請書(內含:常駐代表處名稱、駐在地點、首席代表及代表姓名、代表處業務範圍、駐在期限)；
4、派出企業所在國(地區)登記機關頒發的合法開業證明復印件,其中香港特別行政區的有限公司需同時提交香港稅務機關頒發的有效期以內的《商業登記證》復印件；
5、與該派出企業有業務往來的金融機構出具的資信證明復印件；
6、派出企業董事長或總經理簽署的首席代表和代表授權書(或委任書)以及首席代表和代表簡歷(附各位代表的照片三張)。由中國公民擔任首席代表或代表的,應提交外事服務單位出具的派遣函；
7、《指定(委托)書》；
8、《企業秘書(聯系人)登記表》；
9、金融、保險業除提交以上文件、證件外,還應同時提交派出機構的資產和損益年報、組織章程、董事會名單。
準備材料部分，各地區會有所不同，但是大體上可以參考以上的文件清單。
二：大概的步驟及時間
1、工商行政管理局審批；
2、公安局備案、印章；
3、質量技術監督局簽發《組織機構代碼證》；
4、國家稅務局及地方稅務局稅務登記；
5、
外匯管理局審批；
註冊需時間大致在15-20個工作日。
妳比較關註代表和員工的問題
代表處可以委派國外總公司的法人，董事長或者其他人員擔任首席代表，也可以委派國內人士擔任首席代表。當然如果是國內人士擔任首席代表，需要根據國家的規定，讓外事機構出具派遣函。
代表處可以自己雇傭員工，但是員工的保險及四金等管理工作需要由外事機構代為辦理，代表處是不能自己辦理的。
關於代表的問題，代表處可以設立1名首席代表，其他的代表均為普通代表，這個和員工的概念是不壹樣的。
稅的問題“大多數代表處都是采用經費支出額換算收入征稅的，代表機構的經費支出額包括：在中國境內、外支付給工作人員的工資薪金、獎金、津貼福利費、物品采購費（包括汽車、辦公設備等固定資產）、通訊費、差旅費、房租、設備租賃費、交通費、交際費、其他費用。
”這種征收辦法的代表處每花壹分錢都要繳稅。