1、訂艙：貨物出口前，要預先租船訂艙。委托貨代公司向船公司訂艙，把訂艙的要求向貨代公司陳述清楚，比如，海運還是空運，貨物名稱，數量，船期，要定什麽船。
2、報關：訂艙後，要及時把報關資料（報關單，報關委托書，發票，裝箱單，寧波出口報關時還要提供報關合同），實際工作中壹般是先空白寄到貨代那，報關前，發貨人得到實際出貨數據後做好發票，裝箱單，報關單的電子數據據發給貨代。
3、提單確認：開船前貨代公司的操作員還會向妳最後確認提單的內容。他們會發壹張提單確認格式給妳，這次確認相當重要，以後提單的內容就按這次最後確認的內容來繕制。
4、預錄單：報關1-2天後，要向貨代公司要預錄單，預錄單的作用是，可及時給外貿公司的財務提供正確的開票數據，並作為制作供退稅和做帳的外銷發票的依據。預錄單是壹報關就有的。
5、外銷發票： 及時把當月出口的做帳的外銷發票打好（國稅網上申請），以免誤了財務退稅。當月出口當月打好。如果隔月開，也不影響退稅。
6、 結匯資料：貨物出運後，要做結匯資料向客戶收錢。
7、 申報：貨款收到後需要在國家外匯管理局應用服務平臺系統裏進行申報。這個信息是報送到外管局的。
8、 結匯：在收到客戶的貨款後，及時結匯。
9、 報送： 電子口岸裏出口退稅那選擇報送信息，報關出去N天後，有信息就選擇全體報送，不要等到紙質報關單退下來再弄。這個信息是發送到國稅局的。
10、 退單：報關後1個半月左右，貨代公司會把報關單，場站收據等壹並寄還公司。單證需要並把報關單的“出口退稅專用”聯給財務退稅人員以便財務退稅申報之用。
11、 備案資料：做好資料的存檔工作和國稅局的備案資料。每月月底做好壹次備案資料交財務。國稅局老師來查不查不壹定，但是必須要有！
12、 歸檔：整套資料歸檔，以便以後查詢。
常見單證
1、資金單據：匯票、本票和支票
2、商業單據：商業發票、海關發票
3、貨運單據：海運提單、租船提單、多式運輸單據、空運單等
4、保險單據
5、其他單證：商檢單證、原產地證書、其他單據（寄單證明、寄樣證明、裝運通知、船齡證明等）
擴展資料1.正確/準確（CORRECTNESS）。正確是所有單證工作的前提，要求制作的單據應首先滿足單單、單證壹致，其次各種單據應符合國際貿易慣例、各國/行業法律和規則的要求，第三單據還應與所代表的貨物無出入。
2.完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指壹筆業務所涉及全部單據的完整性。可從以下幾方面理解：第壹、內容完整；第二、份數上完整；第三、種類的完整。憑單據買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據上標明的內容，所有這些都必須得到滿足。
百度百科—外貿單證