首先要防患於未然，在企業內部建立相對清晰的文件制作和傳遞積累。如果業務員自己準備和保管文件，要註意歸檔管理。老業務員喜歡在交易建立後做客戶檔案，列出需要的單據，辦理時間，單據的簽收記錄。這是壹次很好的經歷。如果公司有專門的憑證員，不僅憑證員要有自己的記錄本，還要有與業務員進行文件交接的登記簿，避免交接過程中的“真空”遺漏。把所有的文件都復印壹份，以便在出現錯誤時與原件核對。文件的丟失可能是由於出口商在制作和保存文件時的不良批準，或者文件可能在交付給郵政服務或快遞公司的過程中丟失。目前我國郵政、快遞公司的文件丟失賠償制度並不完善，壹般以郵費的數倍計算。外貿單證的特殊性，使得這個賠償金額無論如何是沒用的。所以當類似的事情發生時，追究責任的意義不大，關鍵是自己盡力補救。文件丟失後，應盡快處理。發票、裝箱單等。，屬於自己配制的，應立即補開，國家機構或第三方開具的，應及時通知簽發人辦理補開發票手續。具體如下:遺失報關單證，發票等報關前遺失的單證，盡量自己補辦，快遞給報關代理。如果是長期合作的報關代理，不妨提前留幾個有簽名的空白發票盒，以便報關代理在急用時幫妳填寫。這在外貿操作中很常見。但是這樣做的風險很大，存在報關代理人私自用來偽造單證的可能性。報關單所附的核銷單如有遺失，必須立即將遺失的核銷單報國家外匯管理局，由該局登報聲明作廢，然後另發核銷單。海關出具的報關單證明聯遺失的，可以向海關提出書面申請，申請補發，並附相關證明材料。經海關審核同意後，可以換貨。海關應當在證明復印件和核銷單上註明“補簽”字樣，並按規定收取費用。提單遺失提單遺失後，可以由貨代補辦提單解決，也可以通過電傳解決(收貨人不需要正本提單，根據貨代的電報指令放貨)。但是比較難處理，不同船公司的規定不壹樣，通常要看和出口商的關系。因為貨代補辦提單的風險很大，如果出現欺詐行為或其他糾紛——比如出口商欺詐性地將正本提單交付給客戶或銀行，謊稱遺失，以此來扣押貨物——貨代很難全身而退。尤其是如果是“記名提單”(即提單中明確了具體的收貨人)，只要收貨人證明自己的身份就可以電放行，但如果是“指示提單”(即提單中沒有指定收貨人，本書後面的運費章節會詳細說明)，就麻煩了。如果貨代信任托運人，那麽通常托運人可以用保函解決(保函產生的壹切責任由托運人自己承擔)；但如果彼此不熟悉，貨代通常會要求提供相當於貨物價值的擔保或者同時雙倍擔保，擔保期限甚至可能長達壹年。這對車主來說會是壹個沈重的負擔。