□收集程序
出納部憑現金收款傳票(包括所有視為現金收款傳票的憑證)收取現金,其流程如下:
1.應根據現金收款傳票收取現金,現金真實性核實後,在現金收款傳票上加蓋“收款日期戳”和“分號”(收入傳票分號每天從1號起依次列出)並加蓋私章。
2.如需開具或退回委托單或各種憑證,應在傳票下端出票人編號處登記“號牌”號碼(號牌應加蓋傳票),然後將“號牌”(開具委托單時,收入傳票第二聯代替號牌)交給客戶,到原經辦部門領取所需憑證。
3.按順序登記收到的傳票:
(1)現金收款賬戶。
(2)現金收入日記賬後,將傳票及附件交相關部門處理。有關部門辦完手續後,根據傳票上記載的號碼呼號收回“號牌”(註意有無塗改),然後交付委托單或憑證。
□付款程序
出納部憑現金支出傳票(包括所有視為現金支票傳票的付款憑證)支付現金。
1.所有付款傳票必須由各級經理、會計和主管簽字後才能付款。
2.出納在交錢時,首先要查明傳票的蓋章是否可用,然後在傳票中列出“分號”(每天從1號開始按順序列出)並按順序登記:
(1)現金支出賬戶。
(2)現金支出日記賬。
3.在傳票及其附件的憑證上加蓋“付款日期戳”和私章後,核對款項,撥打傳票左端記錄的號碼,向客戶收回“號碼牌”(無論號碼有無塗改),確認金額無誤,即付現金(包括支票)。
4.公司簽發的所有支票均應進行登記,支票經主管簽字蓋章後,由會計和出納會簽。
□出納事務
(壹)優惠券的整理:
1.各種收據和硬幣的整理應收攏並密封。該方法如下:
(1)各種面額的紙幣要分開分揀,同面額每100張為1捆,每10捆為1捆。
(2)每捆用紙標簽密封,每捆貼上封條,註明年、月、日。
(3) 50張同面額小於100的鈔票可以折疊封存。
(4)每個收到每包的人都應加蓋私人印章。
(5)各類硬幣,同面額每50枚為1卷,每1000枚為1袋。每個卷名袋必須加蓋接收方公章。
2.經手點鈔的人對其簽名蓋章的鈔票負責。客戶僅限於面對面計數。壹旦鈔票離開櫃臺,所有印章將失效。
(二)其他事項:
1.現金存款:
(1)應指定適當的人員將票據和現金送到銀行和從銀行取出,當金額巨大或認為必要時,應指定額外人員處理。
(2)每天營業結束時,除壹部分為第二天營業開業所必需的支付資金外,應盡可能將所有款項送至銀行。
2.庫存:
(1)除現金外,其他所有票據、白條或取款憑條都不能沖抵。營業終了結賬後,如有收(付)款,應辦理次日收(付)款手續,經各級主管人員核實後,與傳票壹同保管。
(2)每日庫存現金應與“現金盤點表”所載金額相符。如有不符,應立即向主管匯報,並在當天查明不符原因。當天確實無法查清的,按暫收或暫付方式整理,第二天繼續調查。
3.財政部:
(1)應為保險庫的內門和外門準備壹對主鑰匙和從鑰匙。內門的萬能鑰匙由出納管理和使用,外門的萬能鑰匙由經理或指定的副經理負責。內外門的萬能鑰匙由經理會同會計科長、主辦出納封存,由經理單獨保管。
(2)如因某種原因不能使用總鑰匙,需使用二級鑰匙時,經辦人應與會計科長、主辦出納共同啟封,使用後重新密封。
4.貴重物品的保管:
與業務有關的有價證券等貴重物品需要存放在出納專用金庫時,應由經辦人員捆紮或加封,由主管人員簽字,連同保管單(註明存放件數)壹並交給出納。出納清點收據後,應在保管單上簽字,交經辦人員簽收。保管物歸還時,保管單應收回註銷並裝訂備查。
5.銀行支票簿的使用:
(1)領取支票簿時,應將主管指定的經辦人編號登記在“空白憑證登記簿”上,並送交經辦人員簽字。
(2)作廢支票應加蓋“作廢”章,並粘貼在同壹號碼的存根上,以示謹慎。
(3)每個營業日終,經辦人應立即核對當日簽發的支票存根聯,最後壹聯存根聯背面的結算金額與簽發的銀行存款賬戶總數壹致,並核對未使用的空白票據數量是否壹致。
(4)將使用過的支票簿(存根)交回經辦人,核對使用和作廢支票簿數量是否壹致,並在“空白憑證登記簿”備註欄註明,妥善保存(設定為15)。
6.銀行存款章:
銀行存款的印鑒是有權簽字人的印鑒(簽名、公章、私章)和會簽人的印鑒(會計科長、信托科長、出納的印鑒)。
7.車牌的使用:
(1)“號牌”本身並不是付款憑證,只是為了方便經營者了解交付給客戶的標誌。主管應指定經理負責分發、回收和檢查。
(2)操作員發送號牌時,應在“空白文件登記簿”上登記號碼,並由操作員簽字。營業結束後,各經營者應在使用後將當天回收的部分和未使用的部分整理出來,交還經營者集中保管,使用壹個月後焚燒。
(3)經辦人向客戶發放“號碼牌”時,應在正面和收支傳票上加蓋騎縫章和日期章。《號牌》收回時,應認真核對騎乘印章,防止偽造,收回後應立即註銷。
(4)“目錄”隔日失效。如客戶當日未能提取款項,經辦人應向主辦科長報告,並填寫臨時收貨憑證。今後,客戶帶著賬單來取款後,必須查明原因並報主管批準,填寫暫收款憑證進行付款。“號牌”管理人員應登記他們的號碼,以備將來參考。