壹、公司設機要員1名，全權負責證照及重要文件資料的管理，其職責如下
1．建立證照資料目錄及相應檔案，以便及時查找。
2．負責日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損壞。
3．負責有關證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。
4．嚴格按照公司的有關制度辦理有關借閱、借用、復印等工作。
5．嚴格交接轉移手續。
二、證照資料的借閱、借用、復印管理辦法
1．公司員工因工作需要必須借閱、借用、復印證照資料時，應先出具書面申請，寫明事由及擬用證照資料名稱、件數、歸還期限等，經主管副總經理同意並簽字確認後，可到機要員處辦理相應手續，該主管副總經理如不在海口，可由其授權的其它負責人辦理審批業務，但辦理時，必須電話請示其同意。
2．機要員僅憑主管領導簽批的申請書辦理借用、借閱、復印等業務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。
三、違規責任
1．凡因保管不善或借用、借閱手續不齊，導致證照及重要文件資料遺失的，由機要員承擔補辦費用及相關責任。
2．凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。
3．如因機要員主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機要員自行承擔。
法律依據：
《無照經營查處取締辦法》
第五條 經營者未依法取得許可從事經營活動的，由法律、法規、國務院決定規定的部門予以查處；法律、法規、國務院決定沒有規定或者規定不明確的，由省、自治區、直轄市人民政府確定的部門予以查處。
第十三條 從事無照經營的，由工商行政管理部門依照相關法律、行政法規的規定予以處罰。法律、行政法規對無照經營的處罰沒有明確規定的，由工商行政管理部門責令停止違法行為，沒收違法所得，並處1萬元以下的罰款。