貧困生檔案是確定國家助學貸款、學費減免、困難補助、勤工儉學和社會救助對象以及評定各類貧困生獎學金的重要依據。為確保檔案的完整性、真實性和準確性，確保資助到位，每年3月中旬至4月上旬，對原有貧困生檔案進行更新調整，並建立新的貧困生檔案。
評判條件:
1，月平均生活費和家庭人均收入在300元以下，平時節儉，完成學業有經濟困難的學生；
2.家庭位於偏遠經濟相對落後的農村，或父母下崗無固定收入來源，以及殘疾學生、單親、離異父母(低收入家庭)；
3.少數民族學生，以及雖未自願申請但家庭確實貧困的學生，且有相關證明的，可列為貧困生。
學生本人提出書面申請，出具鄉鎮、街道蓋章的貧困學生家庭經濟狀況調查表，填寫貧困學生消費情況調查表→提交班主任初審(班級成立考核小組，調查表格填寫內容是否真實，填寫調查結果， 而且意見不用反饋給我)→學院審核→貧困生名單公示→貧困生備案→上報政教處匯總。