在國家人事管理系統中，有壹個專門的人事檔案管理系統。對於每個畢業生來說，當他們畢業時，會有壹套基於學生完整學校記錄的“人事檔案”。該檔案將詳細記錄個人完整的學習生涯、不同階段的學習成績和學術成就，以及老師和學校對學生個人情況的鑒定和評估。
涵蓋個人成長經歷的所有數據記錄，這將成為畢業生就業後人事管理和服務的基礎。它直接關系到個人的就業後定級，職稱評定，各種人事手續，計算長度，以及養老金。對於我們每個人來說，它都是非常重要的個人信息。
許多畢業生沒有妥善處理自己的檔案，這甚至可能導致未來人生的各種轉折，帶來不必要的麻煩。今天，我們系統地介紹學生畢業以來人事檔案的不同管理流程，以防止學生因不知道而延誤處理時間節點，甚至因操作失誤而丟失檔案，成為“黑戶”。
從每個人進入小學開始，他們都會有壹個學籍檔案，這將是人事檔案中的第壹條記錄，然後他們將升入中學並考上中學，檔案中的信息將逐漸增加。進入大學後，學校會將每個人的印章交給學生，並告訴他們不要自行打開檔案袋，否則它將成為“死檔案。”
壹、未及時遷出的檔案，可在學校保存2年。
在大學期間，學生的完整記錄也將添加到檔案中，直到大學畢業，檔案將再次密封。原則上，大學畢業後，畢業生的人事檔案將被要求及時轉出，但並非所有學生畢業後都會及時找到合適的工作，因此檔案可能會在學校停留壹段時間。
通常，在找到合適的單位之前，畢業生可以考慮將檔案轉回戶口所在地的社區。在這種情況下，壹些學校會同意暫時為學生保留檔案壹段時間，但他們必須提前與學校老師溝通。大多數學校將保留它們不超過兩年。
如果畢業生超過兩年沒有轉移檔案，並且與個人聯系無果，壹些學校將繼續封存檔案，壹些大學將檔案送回原戶籍所在地的“公共就業和人才服務機構”保管。
二、事業單位、央企、國企有權管理檔案管理權。
對於打算考研、考事業編、考公務員以及畢業後應聘國企、央企工作的學生來說，人事檔案更為重要。如果能通過考試考核，成為公務員，或者進入事業單位、央企或國企，這些類型的單位和企業都有檔案管理權限。單位行政部門壹般設有專門的檔案管理部門或檔案管理員，可以接收員工的人事檔案進行統壹管理。
3.民營企業、民營企業、外資企業如何保管檔案？
如果畢業生是私企、民企、外資企業，這些企業沒有檔案管理權限。外企規模較大的民營企業會與當地公共就業和人才服務機構簽訂檔案管理人事服務托管協議，企業支付費用，大概是20元/人/月的保管費，視各省市情況而定，統壹將人事檔案保存在機構中。
也有壹些中小型企業或創業型公司。沒有完善的人事管理流程，他們無法管理人事檔案，因此只能與企業所在地的公共就業和人才服務機構簽訂流動人員人事檔案基本公共服務。此類協議托管應免費。如果有收費問題，可以撥打當地“12315”進行咨詢甚至投訴。
四、檔案不允許個人保存。
過去曾發生過這樣的情況:大學生畢業後拿出個人檔案，但由於忘記或不熟悉程序，他們將檔案保存在個人手中。經過壹定時間後，他們落實了工作或有了很好的選擇，只有在入職時確認了檔案的下落後，他們才將個人檔案移交給單位的行政人事部門。屆時將產生更麻煩的後果，需要跑更多的部門和機構來完成“死檔激活”的過程。
五、文件查無出處
更何況，每年都有壹些“粗心”的學生換了壹段時間的工作。當他們想在必要時找到他們文件的下落時，他們已經不時地回憶起當時的情況。在這種情況下，妳只能聯系妳畢業的最後壹所學校負責檔案管理的老師。如果查詢失敗，可以到戶口所在地的人力資源公共服務中心和社區街道辦事處查詢。如果妳已經畢業多年，並在此期間多次更換公司，妳只能循跡而行，開始逐壹向最近的就業單位核實。
縱觀網絡信息時代人事檔案的管理流程，也許在未來幾年內，國家將對人事檔案的電子信息管理進行優化和調整。屆時，每個人的檔案可能都是壹串數字或代碼，這些數字或代碼將跟隨世界各地的畢業生，但在此之前，畢業生仍需要認真妥善地管理自己的人事檔案，以免影響他們的就業和職業晉升。