壹、SAP系統中采購收貨和發票校驗的處理邏輯
采購收貨和發票校驗是執行采購訂單的兩個重要環節，與業務成本數據質量密切相關。采購收貨屬於采購部門和物流管理部門的職責範圍，通過采購收貨產生庫存商品。收到發票後，通過發票校驗實現應付賬款掛賬。采購收貨和發票校驗動作完成後，系統按照預先配置設定的科目自動生成會計憑證。商品采購科目在SAP系統中設置為“GR/IR”,主要用於采購收貨和發票校驗時的過渡科目。
按照采購收貨和發票校驗的先後順序，可分為以下兩種情況：
1. 先收貨，後收發票（以下簡稱“先貨後票”）：在執行采購收貨操作時，系統按照采購訂單中的貨款和其他成本項目的單價預估該批庫存商品的總價值。在結轉成本時，系統按照當時的庫存商品價值計算業務成本。在做發票校驗時，若發票與收貨存在價格差異(以下簡稱“價差”)，系統自動調整與該批貨物相對應的庫存商品價值或業務成本。
2. 先收發票，後收貨（以下簡稱“先票後貨”）：在做發票校驗操作時，系統確定貨款和其他成本項目的最終價格，執行采購收貨操作時根據發票校驗的價格計算該批貨物的總價值。若收貨數量多於發票數量，則多出部分的數量仍然按照采購訂單中的貨款和其他成本項目的單價計算庫存商品的價值。
當然，對於分批收貨、分批收發票的業務，可能會出現上述兩種方式穿插發生的可能，上面所講的系統處理邏輯仍然成立。若采購收貨和發票校驗數量存在數量差異(以下簡稱“量差”)，可以通過“維護GR/IR清算科目”對差異進行處理，差異部分調增或調減對應的庫存商品價值或業務成本。
二、SAP系統運行環境假定
以外貿企業的進口業務為例，該業務涉及的成本項目種類較多，各種成本的價值量變化較大，因而其成本數據的質量管理更具有代表性。公司采購部門負責商品采購業務，采購訂單輸入和發票校驗是其主要的SAP操作；物流管理部門作為采購收貨的執行部門，主要負責收貨、控貨和發貨等物流環節的管理；財務部門負責業務成本的總體監控，並據此進行成本分析和成本預測、決策。
從公司成本核算明細到采購訂單，所有成本均歸集到對應的采購訂單中。根據業務的實際情況，可能是“先貨後票”、“先票後貨”等。
三、提高成本數據質量的基礎工作
首先，應夯實管理基礎。我國外貿企業由於所有制和體制的多樣化，管理方法與管理水平相差較大。大部分企業屬於粗放式管理，缺少規範化和量化，難以適應精細化管理的要求。為提高企業管理水平和適應現代市場競爭的需要，當前最迫切的是要轉變管理理念、重構組織架構、進行流程優化、轉變業務運營方式和管理方式、營造良好的企業文化，等等。
其次，加強SAP操作人員的基礎知識培訓。壹方面，業務人員除了具備必要的外貿業務知識外，還要掌握壹定的財務知識，同時財務人員也要對外貿業務有壹定程度的了解。另壹方面，要讓所有SAP系統的操作人員明白自己是會計信息的產生人員，會計信息的準確與否很大程度上依賴於其準確完整的業務操作。例如，關稅是進口商品成本的重要組成部分，若業務人員采購訂單中沒有錄入關稅，在此情況下庫存商品的價值中就不會包括關稅；如果發票又不能及時收到，會導致成本核算偏差較大，不能反映出真實的成本水平。財務部門要發揮主導管理的作用，從財務的角度幫助操作人員規範業務操作。
第三，強化流程意識。業務人員不能單純地認為做好自己或自己部門的工作就萬事大吉了。SAP系統的實施已打破了過去職能部門間的工作界限，壹項工作任務需要流程中的所有部門參與合作才能完成。例如，壹個采購訂單的成本核算需要采購部門、物流管理部門和財務部門***同來完成，任何壹個部門操作出現問題，整個成本核算工作就不可能有效完成。因此，需要從思想上打破部門間的壁壘，實現實時地溝通協商。
第四，編制基於業務流程的SAP崗位操作手冊。由於SAP系統適用於許多行業，因此功能界面信息龐雜，有些字段的名稱不太直觀，操作難度較大。SAP項目組應將每個操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字相結合的形式詳細列明，並註明每個操作環節的註意事項以及可能帶來的後果，以有效避免因操作錯誤帶來的數據不準確的後果。
四、提高業務成本數據質量的途徑
壹是采購訂單輸入時應註意的事項。在采購訂單中應盡可能準確預估所有將要發生的成本類型，如貨款、進口運費、保險費、進口關稅、報關費、商檢費、倉儲費和國內運費等。若采購訂單中的成本類型與業務執行過程中實際發生的成本類型存在差異，就會對成本數據造成影響，需要事後對這些差異做清理。對於每個成本類型，如果價格已確定，應把確定的價格作為該成本類型的價格。如果價格尚未確定，應綜合考慮影響價格的相關因素，按照會計準則中最佳估計數的確定方法，把最佳估計數作為該項目的價格。對於以外幣結算的成本項目，如果對該項目所涉及的外匯進行了套期保值，應把套期保值的匯率作為該成本項目的匯率。如果沒有進行套期保值，應按照預計付款日銀行的遠期外匯牌價作為該成本項目的匯率。
二是發票與收貨差異部分應註意的事項。為解決“價差”問題，應要求業務部門（主要是采購部門）每月及時取得購貨發票，以避免采購訂單價格偏差太大造成商品成本失實，尤其是銷售周期較短的企業。對於當月確實無法取得發票的商品，如果價值量較大，需要在月底結賬前由采購部門和財務部門***同確定商品估價，以確保價格相對準確；價值量較小的，因月底結賬時間較短，可能無法完全采用上述方式，直接由采購部門相關業務人員確認估價即可。對於發票和收貨的“量差”問題，可能是因業務過程中的實際損耗或過磅等原因造成的，也可能是操作人員失誤造成的、虛假的量差，無論什麽原因，公司均應落實到具體責任人員，由采購部門、物流管理部門和財務部門***同分析問題產生的根源並努力解決，確保企業嚴格按照實際業務情況進行系統操作，如實反映成本水平。對於真正的“量差”，應該在月底通過“維護GR/IR清算科目”功能對差異部分進行清理。最後，對於上述工作要落實到位，采購部門、物流管理部門和財務部門必須有壹套相應的管理機制來指導和約束，並作為固定的流程確定下來。
三是發票校驗操作部分應註意的事項。在SAP系統中做發票校驗時，輸入的數量必須準確，否則會造成成本數據失真。在做外幣的發票校驗時，若此時已付匯，則應把實際付匯的匯率錄入系統，否則會造成業務成本數據與實際結果出現差異（雖然這部分差異與對應的匯兌損益可以相抵，不影響總體損益）。若此時尚未付匯，則應按照采購訂單中匯率的確定原則輸入匯率。對於已做發票校驗的成本項目，若需要對上次的發票進行調整，可以通過事後借記和貸記憑證功能對成本進行增減調整。另外，不同的成本項目在發票校驗中不能混淆，尤其是對於價格相差較大的成本項目。對於以外幣結算並需要預付款的進口業務，在資產負債表日對往來賬進行外匯評估時，按照款項的業務實質分析，不應對此預付款進行評估。
(作者單位：中國五礦股份有限公司)