隨著信息技術、網絡技術的不斷發展和管理的進步,集團化大型企業采用財務集中管理的模式將成為壹種趨勢。此外,大型企業需要在集團內部加強資金的使用效率和資金的周轉,同時控制往來資金的增加及減少壞賬損失等。因此,ERP財務模塊的實施非常必要。財務系統的財務模塊分為會計核算與財務管理兩部分。
壹:ERP財務系統會計核算。
它由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產、多幣制等部分構成。1、ERP財務系統總賬模塊主要提供憑證管理、賬簿管理、期末結賬等功能。2、ERP財務系統應收賬模塊。主要管理銷售發票、應收單、應收票據及銷售收款,同時提供客戶信用管理、現金折扣管理、壞賬管理、抵銷應付款及催收管理等功能,並提供應收賬齡分析、欠款分析、回款分析、資金流入預測等銷售業務的統計分析報表。3、ERP財務系統應付賬模塊。包括了發票管理、供應商管理、支票管理、賬齡分析等,它能夠和采購管理模塊、庫存管理等模塊完全集成。ERP財務系統資金管理模塊。包括了對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理,提供資金預測的功能及動態的外匯處理,系統與應收、應付、采購、銷售高度集成。5、ERP財務系統固定資產核算模塊。它的具體功能有登錄固定資產卡片和明細賬;計算折舊;編制報表;自動編制轉賬憑證並轉入總賬。
二:ERP財務系統管理。
財務管理的功能主要是基於會計核算的數據,再加以分析,從而進行相應的預測、管理和控制活動。它側重於財務預測、計劃、控制和分析。1、ERP財務系統財務計劃。指根據前期財務分析作出下期的財務計劃、預算等。財務計劃的核心作用在於分析預算和實際執行情況的差異並做出必要的調整。利用ERP財務系統中的總賬和預算功能,可以做到在公司級和部門級的預算和預測。2、ERP財務系統分析。壹般有指標分析、報表分析、計劃分析、現金收支分析、因素分析等,可提供查詢功能和通過用戶定義的差異數據的圖形顯示進行財務績效評估、賬戶分析等。3、ERP財務系統決策。財務決策是財務管理的核心部分,包括資金籌集、投放及資金管理。此外,還具有強大的報表管理能力。ERP財務系統在財務報表編制方面更加快捷、做到了實時監控,準確及快速地進行核算。每個核算單位可根據需要隨時統計出某壹時刻的報表,並且提供多種核算方式,可根據業務按單個產品或按項目、部門核算。
ERP財務系統的不同模塊有著其獨特的作用,它會對企業財務做壹個全方位的分析,並制定策劃計劃,並合理核算,分配,決策讓企業財務管理井然有序的進行。ERP是在先進的企業管理思想的基礎上,應用信息技術實現對整個企業資源的壹體化管理。ERP財務系統是企業財務應用信息系統對整個財務的壹體化管理,由於它具有方便快捷的優點,得到了不少業內人士的青睞,為了適應企業的國際化經營,ERP的財務模塊支持多幣制的應用環境,將企業整個ERP財務系統的各項功能以各種幣制來表示和結算,且客戶訂單、庫存管理及采購管理等也能使用多幣制進行交易管理。 通常ERP實施按照如下步驟進行,可保證ERP實施計劃的有序和穩定的執行。
1、 總體規劃,分步實施
ERP項目包含內容很廣,因此實施時要有總體規劃,按管理上的急需程度、實施中的難易程度等確定優先次序,在效益驅動、重點突破的指導下,分階段、分步驟實施。科學的實施方法可以起到事半功倍的作用,保證ERP項目的順利推行。
2、 設立專項機構
為了順利實施ERP系統,在企業內部成立完善的三級組織機構,即領導小組、項目小組和職能小組。ERP系統不僅是壹個軟件系統,它更多的是先進管理思想的體現,關系到企業內部管理模式的調整、業務流程的變化及相關人員的變動。企業的最高決策人要親自參加到領導小組中,負責制定計劃的優先級、資源的合理配置、重大問題的改變及政策的制定等。項目小組負責協調公司領導層和部門,其負責人壹般應由公司高層領導擔任,要有足夠的權威和協調能力,同時要有豐富的項目管理和實施經驗。職能小組是實施ERP系統在本部門的順利實施的保證,由各部門的關鍵人組成。
3、 培訓
在ERP實施過程中,培訓是十分重要的環節,培訓工作要貫穿實施的全過程,培訓工作要分層次不斷深化。從內容上分:ERP理論培訓、計算機和網絡知識培訓、應用軟件使用培訓等。從人員上分:企業領導層培訓、項目工作組培訓、計算機專業人員培訓和業務管理人員培訓。
4、業務藍圖設計與實現
根據企業的業務流程,結合ERP軟件的標準做出差異化分析,優化系統和流程以使二者達到最佳契合,並能通過企業領導和業務人員的評審,為下壹步實施測試奠定整體基礎。
5、原型測試
通過培訓後,了解了ERP系統能幹些什麽,再結合自己的需求,即想要解決哪些問題,進行適應性實驗,來驗證系統對目標問題解決的程度,決定有哪些用戶化的工作,有多少二次開發的工作量。原型測試的數據可以是模擬的,不必采用企業實際的業務數據。
6、數據準備
有效實施ERP壹定要投入足夠的人力,重視基礎數據的整理、修改和完善工作。基礎數據量大,涉及面又廣,如產品結構、工藝、工裝、定額、各種物料、設備、質量、財務、工作中心、人員、供應商、客戶等。數據整理要滿足軟件的格式要求,並確保其正確性、完整性和規範性。
7、模擬運行
在完成了用戶化和二次開發後,就可以用企業實際的業務數據進行模擬運行。這時可以選擇壹部分比較成熟的業務進行試運行,以實現以點帶面、由粗到細,保證新系統進行平穩過渡。
8、切換
經過壹段時間的試運行後,如果沒有發生什麽異常現象,就可以把原來的業務系統拋棄掉。只有這樣,整個ERP系統才能盡快走出磨合期,完整並獨立地運作下去。
9、系統實施前後成效對照
系統運行穩定後,應對壹些關鍵參數與ERP未上前相對照。如:外購件庫存、外協套件庫存、生產占用資金、原材料庫存、交貨周期、資金周轉次數、庫存盤點誤差率、短缺率、勞動生產率、加班率、按時交貨率、流動資產周轉率、存貨周轉率等。