雖然EDI自20世紀60年代以來就已廣泛使用，但現在它正被應用於更多新的用途，使供應鏈自動化、數字轉換成為可能，甚至成為工作流和業務流程自動化的關鍵部分。本文將為您全面解讀EDI，幫助您在短時間內快速掌握EDI的基礎知識，包括:
什麽是EDI？
EDI(電子數據交換)是貿易夥伴之間計算機之間的安全標準連接，目的是自動傳輸商業文件。接下來逐壹分析EDI的各個方面，讓妳對EDI有壹個全面的了解。
電腦對電腦
EDI取代了手工B2B通信方式，如郵件、傳真和郵寄。
文件直接從發送方的計算機應用程序傳輸到接收方的應用程序。
傳統手工流程
自動化電子數據交換過程
商業文件
EDI可以自動傳輸大量業務文檔(標準EDI報文或非標準EDI報文)。
常見的業務單據包括:訂單、發票、發貨信息、物流狀態、發貨信息、海關信息、庫存信息和付款確認。
標準EDI格式
計算機根據國際EDI標準處理計算機可以識別的EDI服務消息。
EDI標準定義了EDI報文中的每個數據段及其對應的格式，如文件類型、數據字段和字段格式。
EDI標準消除了企業之間的差異，使所有商業夥伴的計算機使用統壹的“交流語言”。
不同的行業、地區、用例有不同的EDI標準，每個標準都有不同的版本，所以EDI通信雙方必須使用相同的EDI標準和版本。
常見的EDI標準有:ANSI X12、UN/EDIFACT、ODETTE、VDA、HIPAA、RosettaNet、IATA Cargo、TRADACOMS等。
貿易夥伴
EDI信息通常在兩個不同的組織之間傳輸，這兩個組織被稱為業務夥伴或貿易夥伴。比如A公司從B公司進貨，業務合作過程中A公司給B公司發采購訂單，否則B公司給A公司發發貨通知和發票..
安全、標準化的連接
EDI技術采用壹系列安全協議來保證EDI報文傳輸的安全性。
貿易夥伴必須使用經雙方協商確認的相同協議進行EDI傳輸。
建立EDI連接需要基於EDI軟件，比如RSSBus Connect，它可以低成本快速連接妳的貿易夥伴。
協議的範圍從歷史悠久的技術(如文件傳輸協議)到通過AS2、基於應用編程接口的系統(如AS4)和其他選項(如移動電子數據交換)進行的基於網絡的電子數據交換。
支持多種協議，從歷史悠久的協議，如FTP，到基於網絡的協議，如AS2，再到基於API(應用程序編程接口)的系統，如AS4。
自動化
EDI系統中預先配置的工作流可以自動發送EDI消息。
EDI系統的翻譯功能將EDI報文轉換成企業內部應用程序能夠識別的格式，從而實現自動化處理。
自動化處理流程可以擴展到數據集成和組織內的其他工作流。例如，當壹個企業收到壹個EDI訂單報文時，物流系統會立即生成壹個業務人員，將貨物送到倉庫。
電子數據交換與傳統紙張/電子郵件
為了更有效地解釋EDI及其含義，讓我們比較壹下使用傳統紙張/電子郵件和使用EDI與貿易夥伴做生意的例子。
傳統的紙張/電子郵件處理流程:
采購員需要在收到系統通知後向供應商下單，或者需要在查看庫存發現庫存不足後向供應商下單。
采購員在采購系統界面中輸入數據以生成訂單，然後打印紙質訂單並發送給供應商或通過電子郵件發送給供應商。
供應商收到紙質郵購訂單或電子訂單，然後手動將訂單信息輸入銷售訂單系統。
供應商打印發票並與貨物壹起包裝給買方，或單獨通過郵件或電子郵件發送給買方，然後確認關閉訂單。
買方手動將發票信息輸入到應付賬款系統中。
在上面的例子中，郵寄紙質文件將增加壹周左右的往返運輸時間。同時，使用電子郵件或紙質文檔無法避免人工操作錯誤，延長訂單處理周期。
EDI處理流程:
當庫存達到預定的庫存警戒線時，買方的采購系統自動生成訂單，訂單由EDI系統處理生成EDI格式的訂單報文，然後發送到供應商的EDI系統。
供應商EDI系統接收訂單，並將其轉發給供應商銷售訂單系統。
供應商系統自動通知運輸部門發貨。
貨物包裝好準備運輸後，運輸系統向買方收貨部門生成發貨通知。
供應商ERP系統生成發票，由EDI系統處理生成EDI格式的發票報文，然後發送給供應商EDI系統。
EDI優勢
EDI可以幫助企業優化供應鏈的速度、準確性、效率和成本，最大限度地發揮EDI在戰略業務層面的優勢。這裏，我們將介紹EDI在商業應用中的實際意義。
加快處理速度
EDI加速了商業周期61%。
EDI可以在幾分鐘內完成交易，而不是花幾天或幾周的時間來來回回地進行郵件或電子郵件通信。
自動化將員工從重復性、低附加值的工作中解放出來，促進他們獲得更高價值的任務，提升個人收入和價值。
快速準確的處理業務單據，減少重復訂單、缺貨、訂單取消的發生。
跨供應鏈自動化應用可以確保數據交換定期發送並實時跟蹤*，縮短訂單處理和交付周期，有效減少庫存積壓。
削減成本
EDI降低了紙張、打印、復印、存儲、歸檔、郵資和文檔檢索的成本，幫助企業節省了35%以上的交易成本。
對於處理大量交易信息的買家來說，使用EDI可以讓他們獲得付款折扣，每年節省數百萬美元。
在某些情況下，每份訂單的EDI處理成本僅為手工處理的1/20。
EDI消除了由模糊的傳真、丟失的訂單或不正確的電話應答造成的錯誤。
更準確
EDI可以減少30-40%的錯誤交易。
EDI消除了由難以辨認的筆跡、郵件丟失和打字錯誤造成的人為錯誤。
改善商業合作。
縮短從訂單到現金的周期，顯著提升賣家的現金流。
事實上，EDI將從訂單到現金的周期時間縮短了20%以上，從而改善了業務流程和與合作夥伴的關系。
減少錯誤處理引發的糾紛，為業務人員節省寶貴的時間。
戰略利益
EDI提供了交易狀態的實時可見性，能夠更快地做出決策，更好地響應客戶和市場需求，並幫助企業及時采取對策。
增強的產品功能和縮短的交貨時間。
EDI提供了壹種通用的全球商業語言，簡化了進入新領域的過程。
環境效益
EDI取代了紙質文件，減少了二氧化碳的排放，促進了資源的可持續性。
EDI提高了操作效率，減少了錯誤和資源浪費。
EDI報文結構
為了讓您更好地理解什麽是EDI，讓我們來看看EDI內容的關鍵部分。EDI報文由三個核心部分組成:信封、數據段和數據元素，其格式符合特定的EDI標準。EDI報文(如EDI 850采購訂單報文)遵循嚴格的格式規則，這些規則精確地定義了文檔中每個數據的位置和業務含義，以便數據傳輸雙方的EDI系統可以立即找到所有關鍵的業務數據。例如，買方公司的名稱、采購訂單號、采購的貨物和價格。然後，數據將以預先約定的內部格式進入供應商的訂單系統，無需人工操作。
信封(信封)
EDI文檔傳輸使用三種信封系統來容納事務集:
郵件信封
群組信封
交換信封
分段(線段)
EDI事務集中的段由壹組相似的數據元素組成。
數據元素(元素)
數據元素是EDI交易集中的數據，如購買的商品、數量等。