第壹個客人會給妳壹個本周的發貨計劃，也就是用貨運單傳真給妳(註意:有時候客人會打電話給妳而不是發這張紙)
註:本文的目的是告訴妳，妳應該訂他哪壹天，哪壹個目的地，哪壹個包廂！訂船的時間可以根據不同情況而定。
比如船公司的運價優勢，延誤情況。
之後，妳要做的就是把這些信息交給船運公司..(不要透露乘客和客人的名字，這屬於司機的秘密)
之後，船運公司給了妳號碼。這時候妳要做的就是把這些信息輸入到妳公司的系統裏，不用系統手寫。
應當向乘客發送接收和交付通知。註:收貨通知中應列明船名/航次/提單號/港口攔截時間/目的地/離港日期。
之後開始聯系人和客人，不管是妳的貨代安排車還是他們自己送車。
貨代派車的話，妳要聯系客戶什麽時候去工廠裝貨，安排好車隊去車站提箱的時間，給車隊發通知派車。
註:派車通知單內容顯示為船名/航次/提單號/目的地/裝箱時間(可自行安排)/裝箱時間/到廠時間/回站時間(截港前2小時)。
如果客人自己送車，妳應該要求客人至少在斷港前四個小時(壹般是兩個小時前)到站，但是因為是他自己送的貨，所以他已經到了。
車站要裝貨進去，所以這個時間壹定要準！我寧願早到也不願遲到。有些船沒有沖時間！註意了！
之後，客戶會寄給妳壹盒發票。將申報核銷單。
註:箱單發票合同傳輸給報關行，核銷單由報關行操作員拿。驗證表非常重要，必須正確記錄。
然後把船名/航次/提單號/目的地/集裝箱號/皮重/核對表號給報關行，如果是C & ampf，妳得寫海運費。如果妳做FOB/ LCL，妳不要寫CFS海運費。
之後，我將等待海關的批準..(不可避免的會有海關驗貨的機會，所以請祈禱。這是無法阻止的。)
之後隨時與乘客和隊站保持聯系。實時知道盒子的位置。時間必須把握住。
之後等待箱子(帶貨)回站。只要在斷端口前2小時沒有需要別人回答的問題。
之後在網上的箱子端口集合裏查看需要別人回答的問題。大門口封箱，港口收本票基本完成。
海運出口貨運代理操作程序
首先，接受業主的詢問
1.海運詢價:
A.需要了解到各大洲的裝運港，各大航線經常使用的港口，以及貨主經常需要處理的港口和價格；
B.主要運輸公司的時間表信息；
c .如有必要，向貨主詢問壹些種類的信息，如貨物名稱和危險程度(水路危險條例)。
2.陸運查詢:(人民幣費用)
A.需要了解各大城市的公裏數和拖箱價格；
B.每個港區的包裝價格；
C.報關費、商檢費、動植物檢驗費規範
3.無法實時提供的，應要求客戶留下電話、申圖等聯系要素，以便在最短時間內回復失主。
二、訂單(業主委托)
接受業主委托(通常是傳真)後需要明確的關鍵信息:
1，啟航日期，件數
2.箱子類型和數量
3.非凈重
第四，量
每種類型的最大乘積為:(長*寬*高)可裝載體積和可裝載重量。
1×20 ' GP = 31 CBM 6 * 2.38 * 2.38 25 17MT
1×40 ' GP = 67 CBM 12 * 2.38 * 2.38 55 25MT
1×40 ' HC = 76立方米12*2.7*2.38
1×45 ' GP = 86立方米
註:GP通用普通箱；立方米；公噸公噸公噸；HC高立方高箱)
五、付款項目、與業主聯系的要點
六、做箱子，門對門還是裏面。
第三，書籍空間
1，授權委托書(十份)；
在制作單據的時候，要最大程度的保證原始托運的準確性和壹致性，以減少後續過程中的頻繁變動。
2.用公司印章預訂空間:
如果需要提供訂艙附件(如船公司的價格確認)，在訂艙前就要全部準備好。
3.獲取配載收據，提取船名、航次和提單號信息。
第四，做盒子
1，門到門:
填寫裝箱計劃:裝箱時間、船名、航次、清關號、中轉港、目的港、非凈重、件數、體積、關口、聯系人、電話等重要因素，安排好1~2天(裝船日期前兩天)的關車。
2、內置:
填寫裝箱計劃:船名、航次、清關號、中轉港、目的港、凈重、件數、體積、進艙數等。，並在清關日期前(裝運日期前兩天)安排火車1~2天。
3.獲取裝箱清單(CLP)從做箱的兩個要點獲取。5.報關(有時在同壹時間，有時在做箱子之前)
1.了解經常出口貨物報關所需的資料。
A.需要進行商品檢驗
B.配額需求
C.需要許可證
D.需要原產地證書
E.應提供商標授權委托書和商標物品名稱。
F.出口到香港地區的貨物價值超過6.5438億美元，其他地區超過50萬美元。應提供結算費用表(復印件)以供核實。
G.需要提供商家集團的檢查章。
2.填寫船名、航次、提單號、對應的裝箱單、發票、顯示的凈重、件數、包裝類型、金額、體積，核對報關單的正確性(單證壹致)。
3.在報關地顯示貨物的“中文物品名稱”，對照海關編碼簿查閱商品編碼，核對是否壹致，根據編碼確定計量單位，根據海關列出的監管條件讀取缺失的報關單要素。
4.準備好報關委托書、報關單、手冊、發票、裝箱單、核銷單、配載單(十聯單第五聯後)、變更單(必要時)等所需材料，在通關前壹天通關。
跟蹤碼頭收據，確保裝船配載。
6.如果有下壹次航行，貨物仍然需要裝運。許可證、配額、商檢、動植物檢驗等文件。，而且清關和重配的通知要在預定開船日期前壹周到達，以便(船務部)順利撤單，否則只會推遲開船日期，造成麻煩。
提單的確認和修改
1.向客戶詢問“提單”的簽發形式:
A.放電:
要求客戶提供“卸貨保函”原件(復印件)，然後向船公司出具公司的“保函”進行卸貨。
B.預先借款(如果可行)
要求客戶提供“預借保函”原件(用於墊底)，然後向船公司出具公司的“保函”進行預借。
C.會簽(如果可行)
要求客戶提供“反簽保函”原件(復印件)，然後出具公司的“保函”給船公司進行反簽。
*在這種情況下，大多數將被簽署並發送到house b/L。
D.單獨訂單:
應在開船後等待3~4天(等待艙單交付海關以保證退稅)，然後將壹票報關單拆分為多票報關單。
E.整合:
應在開船後等待3~4天(等待艙單交付海關以保證退稅)，然後將多張報關單合並為壹張報關單。
F.在不同地方發布文檔:
只有征得船公司和貨主擔保的同意以及異地接單的聯系人、電話、傳真、公司名稱、地址等信息，才能放單。
2.根據原始資料傳真給貨主確認，根據退貨建立提單的正確內容。
七、簽單
1.檢查每份正本提單是否有所有的徽章。
2.需要手寫簽名嗎？
八、航次費用結算
1，海運費
A.運費預付
B.運費到付
2.陸運費
訂票處
B.報關(包括報關前已經申報的費用)
C.制作盒子(室內/門到門)
D.需要考慮的其他費用:
港口/結關費
商品檢驗，動植物檢驗，送貨費，快遞費，放電，改變
九。簽發提貨單和發票(提貨單樣本)
1.如果物主來取物品，他需要在表格上簽名才能領取。
2.如果旅程通過EMS和快遞交付，名稱和地址清單應標記提單號、發票號、驗證號、許可證號等要素。還有QuotaNo。以備將來驗證。
十、應在壹個月內督促清算航次費用並實時返還給貨主“核銷退稅單”。
十壹、海關退稅問題需要他人回答的，需要修改並提供以下資料:
長度報關單價值正確，艙單不正確。
a .海關返還的預記錄報關單復印件；
B.碼頭收據復印件<十聯單第七聯為黃聯>；
C.兩份正本提單；
E.集裝箱裝載計劃的副本；f .修正表(壹式三份，原件)
2.短缺(多報和少報)和超載(少報和多報)
A.船舶開航後5天(工作日)內未進行實時改正；
先交3000-5000罰款；
業主重新提供的發票和裝箱單。
車主重新提供報關單
提單副本(加蓋“提單副本確認章”)
B.船舶離開後5天(工作日)內進行變更。
提單副本(加蓋“提單副本確認章”)
原始正確的報關單
原始、正確的發票和裝箱單
貨代操作的具體操作流程
壹、客戶服務
壹.預訂空間
1.客戶向我們公司預訂了場地。
2.客戶發送的預訂表格應顯示以下信息，但不限於此:
1)托運人/發貨人2)船公司/名稱/航次或裝運日期3)啟運港4)目的港/中轉港5)貨物名稱6)集裝箱類型和數量7)運費率8)托運人名稱和印章。
3.客服人員收到訂艙單後，壹定要和銷售核對運費是否正確，銷售會在訂艙單上簽字確認，然後和響應的船公司訂艙(特殊情況可以先和銷售口頭確認，銷售回公司後再加名確認)。訂艙時，客戶服務人員應首先在各船公司的專用賬戶中編制訂單號。4.訂艙單發出後，客服人員應主動與船公司確認艙位，並返還艙位。
5.預訂後，客服人員要將信息實時輸入電腦，具體步驟如下:
1)新委托——承運人、貨物名稱、船公司、船名、航次、開航日期、裝貨港、目的港、集裝箱數量。
2)工號，根據每個銷售人員創建壹個業務號，就像“客服”從KF開始壹樣。
3)輸入費用詳細信息-如果費用是應收的。
4)預訂確認–輸入預訂號碼。
輸入電腦時，要保證準確性，還要加上以下信息:船公司名稱、船名、航次(接受VXXX格式的例子)、開航日期。
6.營業賬戶應認真完整地填寫，並應註意以下幾點:
1)發貨人與訂艙單上的發貨人壹致，電話、傳真、聯系人寫清楚；
2)費用明細要認真填寫，“應收”是指支付給客戶的費用；“應付”指本公司支付的費用；支付運費需在“到付”欄內填寫，各種費用應單獨列出；當支付給客戶的費用都在時，必須註明包括哪些費用；公司領導應在賬戶上簽字確認文件和電費的免除；
3)如果運費需要在目的港由我方代理收取，需要在賬戶中註明使用哪家代理。銷售在選擇代理商之前必須與運營部經理或公司領導確認。不允許使用公司公布名單之外的代理人(特殊情況如使用其他代理人，須經公司領導確認)；
4)客戶如需提前會簽、反簽或借用提單，由銷售在賬戶特殊事項欄註明申請，並經運營部經理或公司主管領導確認；
5)完整填寫訂艙號、訂艙日期、船名、開航日期；
6)客戶服務人員應在賬戶上註明回應位置。
7.客服要根據銷售人員設立註冊賬戶。客服要在訂艙當天在賬上登記客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、集裝箱數量、業務號，以便統計和查詢。
二、拖車、報關
1.書面申請經公司批準後方可安排。
2.在安排拖車之前，您需要與工廠或銷售部門聯系，以確認裝載集裝箱的時間和地點。
3.安排拖車時，您需要向拖車銀行發送書面委托，說明裝載時間、裝載地點、約定價格、S/O編號、工廠聯系人和聯系電話等。，並在預告片登記賬號登記預約確認後，根據客戶要求安排預告片和報關。如果個別重要客戶有特殊要求，需要提交以下資料:客戶名稱和預告片。
4.應至少提前半天向拖車行提出委托，以便拖車行有時間訂貨和安排。
5.委托後，客服要拖車行提供司機姓名、手機號、櫃號，並上報工廠。
6.客服應指示經銷店按要求時間到達裝貨地點，否則由此造成的停車費損失由經銷店承擔。
7.壹般貿易，深圳清關不需要司機本。如果要轉關的集裝箱不可避免地需要車商拿司機本，可以委托車商辦理通關手續。
8.應至少提前壹天通知船公司安排冷藏集裝箱拖車的時間，是否需要預冷，以及通風口的打開，以便船公司通知港口進行PT檢查和響應安排。
9.如果客戶要求為冰櫃配備發電機，應安排壹家配備發電機的拖車公司來牽引冰櫃。
10.在客戶安排發送散貨的情況下，可以委托各個港口的貨運站辦理卸船、裝箱、退箱等業務。鹽田港可以委托鹽鐵衣服，蛇口和赤灣可以委托赤灣進貨。
11.在給貨運站的委托書中，必須註明空箱時間。妳可以提前和客戶確認到貨時間，以決定是否提前通知倉庫索要空箱，或者等到貨到，這樣就停止了生產後退回空箱的費用。
12.安排報關時，需要將退稅單等重要報關單據登記在報關賬戶中。報關行收到報關銀行退回的退稅單後，應立即通知客戶，並按客戶允許的方式將退稅單等資料退還給客戶，做好交接記錄。
第三，其他
1.如果我司安排拖車和報關，客服人員應在船公司的免堆期安排拖車返回現場，以防止額外費用的發生。如有任何額外費用，如超堆費、換船費、逾期集裝箱租金等。，有必要立即通知客人，請他們書面確認，並登記在帳上。
2.如客戶因各種原因取消預訂，需書面確認，確認已發生的費用全部結清後，可從電腦中刪除信息。
3.客服收到財務部打印的借條並與電腦數據核對後，立即傳真給客戶。如果客戶需要開具稅務工作發票，客戶必須發送書面傳真，註明發票擡頭、金額和幣種。4.對於客戶自報的，客服人員必須至少在通關前壹天與客戶確認是否已做櫃。如果有，在賬號中註冊箱號，然後立即將賬號提交到文件組。
5.對於我司安排的拖車報關，客服在與報關行確認審批通過後，即可向檔組提交賬戶。
二。文檔
1.收到船公司的裝貨清單後，文件小組與客戶核對。如果已經裝船，應立即督促客戶補料。
2.文件團隊需要檢查運輸公司的裝貨清單和費用清單。如有超堆費或集裝箱租金逾期，但客服未確認，應立即通知客人，請其書面確認，並登記在賬。
3.根據客戶提供的補充資料，單證員在向船公司提供補充資料前，應先與客戶核對，以便在瞬間將提單信息核對清楚，根據客戶要求簽字後簽發HB/L或MB/L。
4.在準備提單時應註意以下幾點:
1)提單內容應完整準確，必要信息不得留空，包括:托運人、收貨人、通知方、VSL名稱/VOY、POL、POD、交貨地點、嘜頭、貨物描述、CNTR號/海豹突擊隊號、交貨AGNET等。
2)提單外觀應整潔，防止過度塗改。壹份提單最多不應跨越三個更正章。壹些重要的項目，如船名/航次、卸貨港和集裝箱號，是不能更改的。3)應要求客戶在提單上提供收貨人或通知方的電話、傳真和聯系人。
4)客戶要求的船舶證書內容(如船級社和船齡的要求)應與相關船公司核實確認。
5)客戶要求提單反簽的，原則上短航線反簽不跨越三天，長航線不跨越七天。收到客戶的保函後，應提交運營部經理或公司主管領導命名，必要時可要求客戶提供信用證待對方簽字後再開。
6)不允許預借外國提單。
5.我們應該註意:
1)把我公司的HB/L發給客戶。可以在HB/L上標註真實的收貨人和發貨人，並註明支付的運費金額。發貨代理是我們的代理。
2)提單上的發貨人是我司，收貨人和NPARTY是我司在目的港的代理，其他信息同HB/L，將提單發給我司代理。
3)提前明確我公司與客戶及船公司之間的運費支付項目(預付或付款)。
4)費用結算表，列出貨物的相關信息、要求代理支付的費用、支付給船公司的費用、代理費和應返還給我公司的費用。
5)造交貨通知，通知代理人用正本提單還是用提單電報交貨，然後在船開後盡快用提單副本、提單副本、提單電報和費用結算寄給代理人。
6)如果代理商已將代理費退還給我公司，應在賬目中註明並輸入電腦。
6.在準備美國提單時，妳應該註意:
1)HB/L和OB/L的編制請參考第5項。
2)我們公司和船公司的銷售合同號在提單上註明，但銷售合同號不必在提單上顯示。
3)核對貨物的名稱、價格和轉運港，必須與合同規定相符。
7.與客戶核對後將正本提單和提單交接單提交給財務部，以便財務部在收到運費後向客戶放行提單。提單和貨物放行的具體辦法按我公司相關規定執行。
8.在賬上填寫提單號和日期，將貨物在港期間發生的費用，如單證費、放電費、拖車費、報關費、超堆費、換船費、換單費等輸入電腦，核對無誤後通知財務。
9.將賬戶、提貨單、與代理的費用結算(如有)復制到財務簽名表單上，以便接收。
65438+
1)海運費變更需公司領導批準；
2)雜項費用，如換船費、附加費等，應在通知財務前錄入清楚；
3)如因費用遺漏或打錯造成公司損失，按公司相關規定對責任人進行處罰。
11.每月對運輸公司賬戶進行存檔。
貨運代理的業務對象
貨運代理的業務對象
從國際貨運代理的基本性質來說，如果貨運代理接受委托方的委托，壹方面與貨物托運方簽訂運輸合同，另壹方面與運輸方就貨物運輸、轉運、庫存、裝卸等相關事宜簽訂合同。對於貨物托運人來說，他也是貨物的承運人，國際貨運代理從事的業務主要包括:
壹、為委托人工作
貨運代理人代替托運人承擔不同貨物運輸中的任何手續:
1.安排合適的貨物包裝，以最快捷、最經濟的運輸方式選擇貨物的運輸路線。
2.向客戶建議庫存和分配。
3.選擇可靠高效的承運人，努力訂立運輸合同。
第四，安排貨物的稱重和測量
動詞 （verb的縮寫）裝卸貨物保險
六、貨物的組裝
七、在貨物裝運或配送到目的地倉庫之前。
八、安排貨物運輸到港口，辦理海關和有關單證手續，並將貨物交給承運人。
9、代表托運人/進口商承擔運費、關稅和稅金。
10，辦理任何與貨物運輸相關的外匯業務。
十壹、從承運人處領取各種已簽字的提單，交給托運人。
12.旅途中，聯系承運人在國外的代理人，監督貨物運輸進度，讓托運人知道貨物的去向。
第二，為海關工作
作為海關代理人，貨運代理不僅代表他的客戶，也代表海關當局。事實上，在很多國家，他都是獲得了這些當局的許可辦理海關手續，並努力為海關申請在早期簽發的文件中申報準確的金額、數量和貨物名稱，使政府不會在這些方面受到損失。
第三，為運營商工作
貨運代理人實時向承運人預訂艙位，為托運人和承運人協商公平合理的費用，在適當的時間安排發貨，並以托運人和承運人的名義解決需要他人解答的運費賬目問題。