出口貨物跟單工作主要包括:接單、跟進生產、跟蹤出貨、制作單據、結匯等。
1.接單:接單就是簽合同，獲得訂單。合同的書面形式不限於特定的格式。載明雙方當事人名稱、標的物的質量、數量、價格、交付和付款以及其他交易條件的任何書面文件，包括買賣雙方為達成交易而往來的書信、電報或電傳，均足以構成書面合同。
1.訂購方式:客戶可通過電話、傳真、電子郵件或書面合同訂購。
2.接單方式:展銷會、參觀、出國參展、邀請客戶參觀、使用我們的網站等等。
3.接單形式:在出口貿易中，對業務員所接訂單沒有具體限制。最常見的有:
(1)合同:(合同)合同包括銷售合同和采購合同。前者由賣方起草，後者由買方起草。
(2)確認函；(確認)比合同簡單。不包括異議、仲裁、不可抗力等條款。它還有壹份銷售確認書和壹份購買確認書。這種格式的合同壹般適用於輕工業品、日用品、土特產品等。交易金額小，批量大。而且合同比較正規。機械設備進出口大棕貿易。
還有協議、意向書、訂單、委托訂單。需要提到的是，對於客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，收到後要回復，不能置之不理，否則視為違約。
4.接單程序:接單程序可分為詢價、發盤、還價、接受四個環節。
(1)詢盤:(詢盤)也叫詢盤。
(2)要約:(OFFER)也叫要約。是買方或賣方向對方提出各種交易條件，並願意根據這些條件達成交易、訂立合同的明確表示。在實際交易中，壹方在收到另壹方的詢盤後通常會發出要約。
(3)還價:也叫還盤。
(4)承諾:明確表示買方或賣方同意對方在要約中提出的交易條款，並願意按照這些條款達成交易、訂立合同。
2.審查文件:即審查合同。
1.檢查內容:確認產品名稱、規格、質量、數量、單價、價格條款、總金額、付款方式、包裝要求、交貨日期、交貨方式。
2.審查方法:
(1)產品名稱和規格:產品代碼在審核時是自己的產品嗎？能和我們的產品信息匹配嗎？有許多公司和企業產品名稱代碼也代表規格。
(2)質量:也叫品質。它是商品外觀和內在品質的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的質量不僅是主要的交易條件，也是我們跟單審查單據的首要條件。
(3)數量:應檢查貨物的數量是否能及時準備好，對其計量單位、重量、大概數量有什麽規定。近似值:如果合同數量前面有“約”，則交付數量可以適當機動。關於這個詞，世界上有不同的解釋。有人認為是2。5%，有的認為是5%。根據跟單信用證統壹慣例，如果信用證中有合同，增減幅度不得超過10%。
(4)單價和總額的評審:
1.有些客戶在下單時會標註單價。我們應該對照我們的報價單檢查它是否正確。總額加起來有錯嗎？當壹個新客戶下訂單時，他應該檢查我們給他的報價。
2.通常情況下，我們使用美元作為結算貨幣，但也有壹些是其他貨幣。應該註意硬通貨在國際流通中的使用。(英鎊、HKD、歐元)
(5)價格條款的審查:出口貨物的單價條款，也稱為價格條款，常用的有:
FOB離岸價(指裝運港的價格條件)，C & amp運費付至…...)運費付至指定目的地，CIF成本+保險費+運費(指目的港)價格。下面介紹幾種常用的FOB CFR CIF價格的換算和公式:
(1) FOB價格轉換為其他價格:
CFR價格= FOB價格+運費
離岸價+運費
到岸價格= -。
1-保險費率x保險費
(CFR價格到其他價格的轉換:
FOB價格= CFR價格-運費
CFR價格
到岸價格= -。
1–保險費率x保險費
(3)到岸價格轉換為其他價格:
離岸價=到岸價X(1-保險費X保險費率)-運費
CFR價格= CIF價格X(1-保險加X保險費率)
(6)支付方式審查:
1.付款方式可以接受嗎？LC，交定金，等等。
2.支付貨幣可以接受嗎？
(7)包裝要求的審查:
1.工廠的產品都有自己的包裝。給顧客看可以接受嗎？
2.我們可以做客戶提供的包裝(彩印，尺寸)嗎？
3.客戶提供的包裝信息是否完整？(內包裝、外包裝、標簽、說明書)
內部包裝:普通、白色、彩色、吸塑
外包裝:紙箱、木箱、桶、編織袋。最重要的是標記印刷。
(8)交貨期審核:跟單員要審核交貨期是否合理，公司是否能及時備貨出貨。壹般發貨日期要規定壹個期限，而不是具體日期。期限有長有短。可以是兩周，三周，或者壹個月，兩個月，壹個季度或者更久。
(9)發貨方式回顧:運輸主要有海運、陸運、空運、郵寄等。
註:如果運費由客戶支付，則由客戶決定送貨方式。如果我們付款，我們將設法通過海運寄送它。如果報價加上海運費價格，客戶要求空運(趕上銷售)，我們可以要求客戶承擔額外費用。
關於樣品:準備樣品是獲得訂單的重要步驟。
1.發送目錄，示例:
2.準備樣本。
(1)工廠現有樣式
(2)新風格
(3)顧客提供的樣品。
要領:無論是老產品、新產品還是客戶送來的樣品，都要送樣品給客戶確認。特別是新產品，可能要修改好幾次。跟單必須保留最終確認樣品，以防止客戶在下訂單時找到確認樣品。在國際貿易中，基於樣品的交易比例很大。如同
隨身聽，我們要做的是:
答:有完整的產品信息，主動推廣。
b:應該考慮新產品的成本和價格。
c:制造新產品時，我們應該保留樣品。
d:顧客的樣品應該保存完好。
三。形式發票
為了向當地有關部門申請進口許可證或批準外匯，買方要求出口商在交易完成前就所售貨物的名稱、規格、價格和其他條件出具參考發票。這種發票不能代替交易後的正式發票，對雙方沒有最終約束力。為了與正式發票相區別，必須清楚地註明“形式發票”字樣。形式發票通常會顯示訂單的相關信息。(收貨人、合同號、形式發票號、簽發日期)。產品信息(名稱、數量、價格、交付日期)。合同條款(價格條款、付款方式)。此外，提供我們的銀行信息，為客戶開立信用證或匯款。
請註意以下幾點:
1.單價條款應該明確(FOB，CFR，CIF)。
2.交貨日期應該清楚
3.付款條件應該明確(信用證，TT)
4.出口貨物單證的基本程序:出口貨物單證是跟單對合同履行情況的跟蹤。重點是貨、證、船、付款，包括備貨、催證、換證、租船訂倉，(報關、報檢、出貨)、制單、結匯。我們將這些程序總結如下:
(1).備貨:根據訂單和信用證的要求，按時、保質、保量備貨。
(2)提醒單據:付款方式大多是信用證，安全收匯是有保證的，因為是銀行信貸。只要裝運的貨物與信用證條款壹致，銀行就擔保付款。跟單應跟進以信用證為付款方式的合同，如提醒、審核和修改。
提醒:貨物快完成的時候，妳要提醒他們。
審查證書:審查證書是銀行和公司的共同責任，但在範圍和內容上有所不同。銀行審查政策，如發證國家是否有貿易關系，發證銀行的信譽等等。公司將審查見證人和受益人是否正確，信用證的貨物和金額是否與合同相同，裝運日期，特殊條款等。
換證:檢查後發現問題是常有的事。包裝上，總金額，有效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改壹個信用證，可能會有幾個問題，我們要壹壹指出，壹次性修改。
(3)訂艙裝船:貨物準備好，信用證沒問題後，我們就進入裝船、租船、訂艙、裝船階段。如果交易是按照CFR和CIF價格進行的，我們負責租船、訂艙和裝船程序。
首先:裝運和裝貨:(第28頁)跟單應在裝運前三四天聯系裝運和集裝箱裝貨。在這個過程中要做的工作包括集裝箱選擇、裝箱單制作、集裝箱裝載跟蹤等。
A.容器選擇:(第29頁)根據不同的貨物選擇不同的容器。常用的有:20 ' 29–30立方米/17.5噸40 ' 58–61立方米/22.5噸40'H 68 -71+0立方米/27.5噸。
B.制作裝箱單:(第30頁)裝箱單側重於貨物的包裝。它應包括名稱、規格、數量、箱數、毛重和凈重、包裝尺寸、總體積、箱號、嘜頭等。
C.後續裝車:(p. 31)出貨前壹天通知相關人員，確認出貨數量的準確性。協助生產部安排人員安裝櫥櫃。集裝箱到達工廠後，跟單員應監督裝貨並指導貨物的擺放。如果壹個集裝箱裏有幾種貨物，每種規格的產品都要留壹兩箱在集裝箱的末端，以便海關檢查。
(4).單證準備和結匯:是出口貨物跟單的最後壹個環節。
A.單證準備:貨物裝船後，跟單根據信用證、合同或其他文件及時準備各種單證。單據要在信用證有效期內送到銀行，出口單據主要有:匯票、發票、海關發票、提單、裝箱單、原產地證書、商檢證書、保險單等。
B.結匯:如果單據按照信用證規定制作，並及時送到銀行，我們就能及時收到貨款。文件要求:正確、完整、及時、簡潔、整潔。
5.跟單貨物進口的基本程序:
(1)是跟進進口合同的執行情況。其程序是:租船訂艙、申請開立信用證、催貨、辦理保險、商檢報關、收貨驗收等。
1.采購跟單的基本要求:合適的交貨時間，合適的交貨質量，合適的交貨地點，合適的交貨數量，合適的交貨價格。(適時、適質、適地、適量、適價)
2.帶單據采購物料的原因:以下原因導致我們對物料進行跟進:
1.供應商的原因:由於供應商的原因，發貨不及時，我們不得不跟單的原因有:超過生產能力的訂單，超過技術水平的訂單。工藝管理差，質量管理不夠，導致不良品增加。低薪員工效率低，完成不了工作。
2.企業原因:供應商選擇錯誤，沒有充分考察其生產能力和技術。要求的質量沒有說清楚。價格是勉強決定的。進度控制和監督薄弱。下單太遠。
3.溝通原因:信息交流不及時。
三。材料采購的文件流程:
1.制作采購訂單:跟單員從所需部門接收采購申請，然後制作采購訂單並發送給供應商。制定采購訂單時註意:審核采購申請。熟悉訂購材料、價格確認和質量標準確認。確認物料需求，制定訂單規格，發出采購訂單。(制作采購訂單p. 26)擬采購材料的名稱、規格、型號、數量、價格。交貨和其他要求表達清楚。采購訂單核實後，會發送給供應商，要求供應商簽字退回。
2.訂單跟蹤:長期合作、信譽好的供應商可能不會被跟蹤。跟蹤加工工藝、原材料、加工過程、裝配測試、包裝和倉儲。
3.物料檢驗:確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。
4.材料入庫:協調發貨，協調驗收，通知發貨，材料入庫，處理驗收問題。
4.單單采購物料的方法和策略:提醒的目的是使供應商能夠在必要的時候交付采購的物料，從而降低企業的運營成本。
1.提醒方法:
(1)按照順序。提前壹定時間根據訂單跟進預定的投料日期。
(2)定期隨訪。每周固定時間，安排需要跟進的訂單，打印成報告，定期跟進。
記錄生產過程主要是了解企業的生產進度是否能滿足訂單的交貨期，產品是否按訂單生產。因此，跟單員要深入企業的生產車間，檢查產品的質量和生產進度，發現問題及時處理。因為跟單在生產過程中的基本要求是使企業能夠按照訂單並按約定的質量立即交貨。所以我們必須深入生產線檢查進度和質量。
1.紀錄片制作的基本要求:
1.準時交貨:生產進度應與訂單的交貨日期壹致，不能提前也不能延遲。
2.按質交貨:生產的產品符合訂單的質量要求。
2.紀錄片流程的制作過程:
1，發布生產通知。接到客戶訂單後，跟單員要把它變成生產通知單。該通知應明確客戶訂購產品的名稱、規格、數量、包裝要求和交貨日期。
2.分析生產能力。生產通知下達後，應分析企業的生產能力。妳能按時按質交貨嗎？如果沒有，應該采取什麽措施？要不要外包？
3.制定生產計劃:生產計劃的制定和實施關系到生產管理和交付的成敗。跟單員應協助生產管理人員及時將訂單轉化為生產通知單。
4.跟蹤生產進度
(1)生產進度控制流程:
(2)生產進度控制操作程序
(3)生產進度控制要點:如果實際進度與計劃進度有出入，找出原因。
(4)跟蹤生產進度的表格:生產日報表、生產進度差異分析表、生產進度控制表、生產異常處理表、生產線進度跟蹤表。
5.交貨延遲:如果是工廠造成的，應通知客戶，征得同意後才能發貨。如果妳不同意，第壹，通過協商，我們可以承擔部分費用來裝運貨物。第二，我們不得不取消訂單。
6.先說訂單的變化:客戶會因為市場變化而改變已經下的訂單，在數量上，(或者增減)。它在包裝上。(彩色打印，或白色組合)。交貨日期有變化。(提前或延後)。當我收到客戶的更改請求時，我應該首先更改什麽？妳能收到嗎？如果我們的產品已經生產得差不多了，完成了，就不可能再改變了。如果還沒安排，問題不大。如果零件已經安排好了，就應該協商好。比如需要減少數量，我們已經按照原來的數量采購了材料，壹般問題不大。但是如果是專用的，客戶要承擔壹部分費用。交貨期:如果要提前，要根據實際情況說。如果延誤時間短，問題不大，但如果延誤時間長，倉儲費和損耗費就要承擔了。