妳說的可能是手工手表吧？如果是微機自動計算，就不會出現妳說的問題。出口退稅申報比較麻煩，我只能給妳壹個流程:
出口退稅申報單填寫教程
發票要點:日期(與報關單壹致，省了很多麻煩)、出口貨物編碼(退稅率確定，否則算錯)、匯率(每月第壹天)、金額(外幣折算成人民幣，根據報關單逐項計算，不根據發票匯總，不準確，不好辦)。
壹般情況下，發票是比報關早完成的(否則沒有單據可收)。這個時候，外匯核銷單可以不來，但是出口必須當月申報。
壹、入職程序:
進入出口退稅申報系統，選擇“基礎數據采集”下的“出口貨物明細申報錄入”，點擊增加，窗口顯示填寫狀態(逐條填寫報關單明細)。
1.歸屬期間:自動生成。
2.序號:四位代碼，以0001開頭，最好按順序填寫(當然也可以通過重新排列序號來自動排列序號，不盡如人意)。
3.記錄銷售日期:自動
4.所有權識別:自動
5.來料登記表好:由對外加工企業填寫。
6.出口報關單:如有填寫，報關單號後9位用+0+ 2位編碼。如果報關單上有n條出口信息，則用00N編碼。填完第壹條的信息後，以後就不需要再填同樣的信息了，只需要修改報關單的後兩位，出口數量和FOB)
7.出口日期:填寫報關單的出口日期，不確定的填寫發票日期(後期需要減少、修改或補充)。
8.外匯核銷單:如有應填寫；如果沒有，應在以後收集所有文件時填寫。
9.代理證書編號:有填寫。
10，單證不全的標記:單證指報關單和外匯核銷單——報關單必須通過專用電子口岸系統上傳電子信息，外匯核銷單必須網上核銷。
11.出口商品編碼:選擇自己的商品編碼(第壹次從網上下載導入)。
12.出口商品名稱:由系統根據填寫的編碼自動生成。
13，計量單位:自動
14，出口數量:實際
15:原幣代碼:選擇填寫外幣代碼。
16，原幣幣種:自動
17，原幣FOB:實際
18.原幣匯率:填寫當月第壹天的匯率。
19，人民幣離岸價格:自動
20.美元匯率:自動
21，離岸美元:自動
22.退稅率:自動(根據出口商品編碼)
23.退稅率:自動
24:退稅率:自動
25.退稅額:自動
26.出口發票編號:實際
27.備註:壹般單證收集完畢後，實際單證與申報時的差異需要修改並簡要說明。主要是日期和代碼。
填寫支票並保存它。如果您繼續填寫下壹項，請點擊“添加”…
第二，生成詳細的申報數據:
出口申報需要移動磁盤，事先在磁盤中創建壹個空文件夾，包括“出口退稅\ \MX\ \”(明細)和“出口退稅\ \HZ\ \”(匯總)。明細表錄入完成後，退出，選擇“免稅退稅申報”下的“生成明細申報數據”並確認。此時會提示是否備份，按要求確認，並提示要備份文件的存儲路徑。如果顯示正確，在系統完成備份工作後確認(如果錯誤則修改)並關閉。這時，詳細的清單就形成了。(建議每次都備份。因為備份的數據占用空間很大，所以可以定期刪除不需要的前期數據，至少保留上個月和本月的最後信息。)
查詢詳細信息:
選擇“免退稅申報”下的“打印報表”，選擇要查看(或打印)的報表，點擊“打印預覽”可以看到明細列表。系統會根據單據收據分別匯總“單據齊全、資料完整的銷售”和“單據不全、資料不全的銷售”，記錄出口數量、出口銷售額(兩種)和銷售額乘以退稅率四個關鍵數字，這是記賬時的數字。
(如果要繼續添加期間明細，需要在“申報數據處理”下輸入“取消申報數據”。否則，系統生成報告後，將視為本期應報信息完成，不再接受新的數據錄入。如果撤銷數據，則先撤銷摘要，再撤銷明細。)
至此，我們暫時告壹段落，待會計增值稅申報成功後，再填寫以下內容。
三。增值稅申報項目的輸入:
選擇“基礎數據采集”下的“增值稅申報表項目錄入”，根據提示輸入數據。
四、免費和退款申報匯總表錄入:
進入增值稅表後，可以進入匯總表。
附件1，記錄程序:
申報的出口數據有時可能會在出口時間、出口代碼等方面出現錯誤。，或因單據未到期而轉為內銷，要求在出口申報系統中沖減。
進入出口退稅申報系統，選擇【基礎數據采集】下的【生成出口貨物抵銷明細】，在索引窗口中選擇要抵銷的項目，選擇後點擊【抵銷出口】，系統會彈出提示窗口。如果所有單證都已領取，則在“單證領取標誌”中填寫BH，並在“報關單號”和“核銷單號”中填寫正確的號碼，以確認此次領取。系統會自動將抵銷內容傳送到基礎數據采集下的出口貨物報關單數據庫和出口單證明細表數據庫，並在基礎數據采集下退出和進入出口貨物報關單數據庫。在索引窗口中，我找到了壹個索引為“Z000”的項目，這是還原的內容。選擇此項，然後單擊修改。首先將“序號”Z000改為正常序號(代碼以Z開頭，因為要抵銷的項目總是由Z000反映)，然後只需在“備註”欄中填寫抵銷的原因，然後保存即可。至此，偏移完成。
補充記錄和還原內容:
如果不是出口轉內銷的情況，核銷完成後，需要根據核銷業務的正確內容進行補錄，確保申報金額不變。為方便審核，核銷後最好直接選擇核銷項目，然後點擊“增加”。此時會顯示核銷的內容。按回車鍵，依次選擇要修改的內容，包括序號(無Z頭，應與正常申報連續)、出口日期、報關單號(條目數可能與原申報時的報關單不壹致，所以會逐個輸入補充條目，報關單後三位為065438。
為什麽要求還原後補錄？主要目的是利用原來正確的數據，只修改錯誤的數據，以免補錄時出錯，造成前後錄入數據不壹致。註:補錄時，系統會自動參照補錄的基礎信息。
附件二。所有文件的收據
如果出口料件之前申報的單證(報關單、核銷單)全部收齊，則需要在出口申報系統中進行“收齊所有單證”的操作。
在“基礎數據采集”下，選擇“完成出口單據明細錄入”，在索引窗口中選擇要完成的出口業務，顯示修改內容窗口。點擊修改，依次修改序號、完成標記(BH已填)、出口報關單號+序號、核銷單號，核對後保存。
完整導出數據列表和不完整導出數據列表在系統中分別匯總。(具體請參考生成的明細申報數據)。只有具備所有單據的出口業務才作為出口退稅的基礎數據。
五、出口退稅申報材料:
1，表頭
2.移交列表
3.確認單
4.壹覽表
5.日程安排
6.(收到所有文件時，核銷單、報關單、出口發票、運費發票。)
7.增值稅申報表(包括附表2)
8.前壹時期的總結
9.應繳稅款需提供稅單復印件。
10，銷售分類賬
11，扣款調整說明
12、出口退(免)稅審核表
不及物動詞申報
上述申報單，除“海關報關單”和“出口退(免)稅審核表”外，均應加蓋企業公章，並於次月納稅申報期前到稅務所查驗申報。
七、註意事項
為了保證出口數據和賬務處理的壹致性，應註意以下幾點:
1.匯率:每月1日中國人民銀行公布的匯率為記賬匯率。
2.計算外幣兌換成人民幣，根據報關單逐壹計算，避免出錯。
3.為了保證換算的準確性，建議先錄入出口申報數據，再根據出口申報數據進行賬務處理。賬務處理完成後，申報增值稅，然後根據申報成功的增值稅數據繼續在出口申報數據中錄入增值稅數據。
4.為了防止出口數據過期，建議對出口業務進行登記，按照出口時間的順序對單證不規範的業務進行記錄，隨時控制到期申報的時間，避免因單證過期造成免稅損失。
5.對於發票金額與收匯金額不符造成的差額，應及時調整申報的出口收入；根據外匯牌價計算的出口收入與實際結匯的人民幣差額，應隨時調整匯兌損益。
(限生產出口企業，實戰經驗，可以參考)
2010 10月
山東威海:水到渠成
關於記賬，我也發了教案:
出口退稅的會計處理
第壹，計算不得免除和扣除的稅款。
免稅、退稅不得減免(註:作為進項稅額轉移的部分)=出口貨物離岸價×外匯牌價×(增值稅稅率-出口退稅率)-免稅、退稅不得減免。
免稅和退稅不得減免。扣稅=免稅采購原材料價格×(出口貨物征收率-出口貨物退稅率)
第二，計算當期應納稅額。
本期應納稅額=本期國內貨物銷項稅額-(本期進項稅額-本期免退稅不得減免)-上期期末免稅額。
如果應納稅額為正，即沒有可退金額(因為沒有留抵稅額)，仍應繳納增值稅；如果應納稅額為負數，即期末沒有扣稅，則有資格申請退稅，但能退多少要看計算比較。
三、計算免稅和退稅金額
免退稅額=出口貨物離岸價×外匯牌價×出口貨物退稅率-免退稅額。
減免稅額=免稅采購原材料價格×出口貨物退稅率。
四、確定退稅和免稅額度
若期末可抵扣稅額小於或等於期末可抵扣稅額，則期末可抵扣稅額=期末可抵扣稅額=期末可抵扣稅額-期末可抵扣稅額；
如果期末未抵扣的稅額≥免退稅額，則本期應退稅額=免退稅額，本期免退稅額= 0。
現在舉例說明如何計算和處理賬目。
舉例:某自營出口生產企業為增值稅壹般納稅人，適用的增值稅稅率為17%，退稅率為13%。6月2011相關業務信息如下:
6月初增值稅免稅額5萬元，購進原材料等貨物500萬元，允許抵扣進項稅額85萬元，銷售國內產品300萬元，出口貨物離岸價格折合654.38+02萬元。
購買材料時
借:原材料5000000。
應交稅費-增值稅-進項稅85萬。
貸款:銀行存款等。5,850,000.
②產品出口時，會計分錄為:
借方:銀行存款等科目12000000
貸款:主營業務收入12000000。
③對於國產產品，會計分錄為:
借方:銀行存款等科目3510000
貸款:主營業務收入300萬。
應交稅費-應交增值稅(銷項稅額)510000
(4)計算當月出口貨物不得免稅或扣稅。
不能減免的稅額= 1200×(17%-13%)= 48(萬元)
借方:主營業務成本48萬元。
貸:應交稅費-應交增值稅(轉出進項稅)480，000。
⑤計算應納稅額。
如果本月應納稅額= 51-(85-48)-5 = 9(萬元)> 0，仍應納稅。
借方:應交稅費-應交增值稅(已轉出未交增值稅)140000
貸:應交稅費-未交增值稅140000
結轉後，月末“應交稅費-未交增值稅”科目貸方余額90，000元。
如果期初免稅額為25萬元，本月出口商品有200萬單，那麽
本月應納稅額= 51-(85-48)-25 =-11(萬元)小於0，說明有免稅額，不需要繳稅，出口有單據收齊全部收入，可以退稅:
出口收入可退稅:200*13%=26，
11的免稅額小於26，實際退稅11。
申報批準後
借方:應收補貼-出口退稅11
應交稅費-增值稅-國內產品出口退稅15(免稅)。
貸:應交稅費-增值稅-出口退稅26
另外，按照15的免稅額，要計算繳納地方稅。