填寫正確的郵政編碼是目前郵寄信件過程中必不可少的環節，因為這組簡單的阿拉伯數字代表壹個支局，信件的自動分揀也是通過這組阿拉伯數字實現的。信件的自動分揀在我國已經得到了廣泛的應用，取代了信件分揀中繁瑣的人工操作。
信件自動分揀機是集光、電、機於壹體的現代化設備。該設備配有光學數碼相機，可以拍攝信封上的郵政編碼。與之相連的計算機可以根據郵政編碼的含義向設備的機械部分發出指令，通過皮帶傳動和機械手將信件投入特定郵局的信筒。實現機械化自動分揀的目的。
中國的信件自動分揀機大多來自國外。這些設備對信件的處理率約為65%，信件自動分揀的誤分率高達65438±0.3%。為了進壹步提高信件分揀的生產率，減輕工人的勞動強度，縮短信件處理時間。上海郵電學院把提高信件處理率、降低誤分率作為科技攻關的目標。我國政府還將這壹目標列入“九五”國家科技攻關項目。
要提高字母的處理率，首先要提高分揀機對阿拉伯數字的識別率。項目立項後，科研人員從國內各郵局收集了大量的文字，建立了字體庫，總量超過654.38+0.5萬。他們把這些單詞壹個個標準化，輸入電腦，提高電腦識別數字的能力。
在過去，自動分揀機只有壹種識別數字的方法。比如這個“4”可能被正確判斷為“4”，可能被誤認為“9”，也可能被拒絕。為了解決這個問題，他們開發了壹種新技術，通過組合規則，五種數字識別算法並行運行。比如這個“4”被並行識別，以3: 2的優勢被計算機判斷為“4”。而這個“8”以4: 1的優勢判斷為“8”。從而降低字母的誤分類率。
以前的自動信件分揀機必須通過信件分揀機將信件正面按相同方向排列，才能裝入自動信件分揀機，否則分揀機無法識別。為了解決這壹問題，研究人員在世界上首次研制出了壹種“用於分揀和組合信件的自動分揀機”。這種自動分揀機可以自動識別信封正反面，自動翻轉信封，使分揀機上的攝像頭正確拍攝信封上的郵政編碼，實現自動分揀的目的。
新的自動信件分揀系統可以將信件處理率從65%提高到75%。如果在我國目前擁有的47臺自動分揀機中使用，其總的信件處理能力相當於增加5臺分揀機。節省外匯600多萬美元。此外，這壹新技術的應用，可以將信件的誤分類率從原來的1.3%降低到0.5%，這意味著中國有超過75000封信件從每天因為分配不正確而四處流浪的尷尬境地中解救出來。其經濟效益和社會效益顯著。
以下是普通信件(包括普通印刷信件)分揀、封發的主要制作過程。
批量接收是指在普通郵件接收地點接收、開拆、上交的普通郵件。
分揀信件時，首先要檢查機器的工作狀態，準備好信報箱。然後用信件分揀機把電腦上的信件分揀出來，把電腦上分揀不出來的信件挑出來交給人工分揀。
在對機器進行分類之前，請檢查業務通知。如有業務變更通知，組長應通知維護人員相應修改清分機程序。
開機前，要準備好信報箱和籃筐，打開捆紮機電源預熱或準備好捆紮繩，檢查分揀機各格是否有郵件遺留。開機操作人員看著機器按下“電機啟動”按鈕時，觸摸屏上的“供信”按鈕只有在觸摸屏上顯示“正在運行”時才能觸摸(應先觸摸“單個供信”按鈕，以便換碼員做好準備)。
將分揀後的信件按正確方向整齊、水平地堆放在供信臺上，人工挑出電腦上無法使用的信件(超大、超厚、有明顯異物的信件、破損信件)，啟動人員將分揀後的信件送入分揀機的供信槽，機器自動掃描郵政編碼進行分揀。
巡線人員抽查部分格子的分揀質量，將滿格信件清理後放入信報箱，對拒認的信件及時送人工分揀。
在機器運行過程中，要時刻註意機器的運行狀態。如發現異常情況或異常聲音和氣味，應立即按下“急停”按鈕，並及時通知設備維護人員進行處理。
分類後，觸摸觸摸屏上的“停止信件供應”按鈕，並按下“電機關閉”按鈕。作業結束後，及時清理現場，檢查分揀機內是否有郵件遺留。將手推車、信筒、信筐等物品和用具放回原位，並關閉活頁夾電源。
當普通信件分揀機出現重大故障，需要長時間維修時，應轉入人工分揀。