1.填寫完整的報關備案申請表壹式兩份；
2.海關簽發的《報關註冊登記證》復印件；
3.批準設立企業的批準文件復印件；
4.商業登記證副本；
5.海關認為必要的其他信息。
主管海關對上述資料進行審核後，加蓋印章，交企業備案並移交海關。企業辦理備案手續後，應當將已備案並移交海關簽註的單證寄回主管海關核查。
報關時需要提交的文件
進口商和出口商在向海關申報時，必須提交以下文件:
1，進出口貨物報關單。壹般進口貨物應填寫壹式兩份；加工貿易貨物、保險貨物等需要海關核銷的貨物，填寫專用報關單壹式三份；貨物出口後需要國內退稅的，應填寫退稅專用報關單。
2.貨物發票。所需份數少於壹份報關單，貨物出口委托對外銷售。結算方式是貨物銷售後按實際銷售金額與出口單位結匯，可免出口報關。
3.陸運運單、空運運單、海運進口提單和海運出口提單。海關查驗單證後，在正本運單上簽字，放行並退還報關貢品，以便提貨或裝船。
4.貨物裝箱單。份數與發票相同。但品種單壹、包裝內容壹致的散裝貨物或包裝貨物可以豁免。
5、出口核銷單。所有出口貨物報關時，應提交外匯管理部門蓋章的出口收匯核銷單，並在每張出口報關單的右上角填寫核銷單編號。
6.海關認為必要時，還應當提交貿易合同和貨物原產地證明。
7.其他相關文件。包括:
(1)經海關批準減免稅的貨物，提交海關簽署的減免稅證明，在京外資企業提交海關單獨出具的進口設備清單；
(二)已在海關備案的加工貿易合同項下進出口的貨物，應提交海關簽發的《登記手冊》。