形式發票和商業發票的區別在於發票上有“形式”二字。這種發票可以用來邀請買方下訂單。壹般來說，價格和銷售條件都寫在發票上，所以壹旦買方接受了這個條件，他就可以根據形式發票的內容簽訂壹份確定的合同。因為形式發票詳細列明了進口價格和相關費用，有些國家規定形式發票可以用來申請進口許可證或向海關申報貨物價格。
形式發票也叫預開發票。在進口商的要求下，出口商有時會開出壹張非正式的參考發票，註明出口貨物的名稱、規格、數量、單價和估計總值，以便進口商向所在國的財政或外貿管理機關申請進口許可證和批準外匯。因為它不是正式單據，既不能作為交易雙方記賬的依據，也不能用於托收和議付，更不能對交易雙方產生約束力。正式簽訂合同時，根據有關規定，還需要另壹份正式發票。
形式發票也叫預開發票。在進口商的要求下，出口商有時會開出壹張非正式的參考發票，註明出口貨物的名稱、規格、數量、單價和估計總值，以便進口商向所在國的財政或外貿管理機關申請進口許可證和批準外匯。因為它不是正式單據，既不能作為交易雙方記賬的依據，也不能用於托收和議付，更不能對交易雙方產生約束力。正式簽訂合同時，根據有關規定，還需要另壹份正式發票。
形式發票也可以用於其他需要結算的情況:對於預付貨款，即需要在裝貨前支付現金；在寄售模式下，出口貨物放在代理商手中，沒有明確的銷售合同。對於代理商來說，形式發票可以作為向潛在買家報價的指南。在投標的情況下，形式發票使買方能夠在許多競爭供應商之間以合理的價格和銷售條件簽訂銷售合同；在具體操作中，壹份完整的形式發票必須包括付款方式、目的港以及貨物的相關信息。