1.合同制定:客戶下單後，核對產品價格是否與之前的訂單或之前確認的價格壹致，總金額是否正確。如果正確，就把信息輸入外貿專家軟件做出口合同給客戶確認，如果是T/T30%，就讓其打定金。收到定金後，下采購合同讓工廠生產。如果是100，無論是做出口合同還是做采購合同，都要特別註意與工廠的產品描述、數量、價格、總金額、付款方式、交貨期的協調，以免以後錯過交貨期。購貨合同送到工廠後，要求工廠負責人簽回並存檔。如果可能的話，也可以要求工廠提前計算好訂單量，為以後訂艙和組裝集裝箱的安排做準備。
2.商檢:需要檢驗的貨物可以在交貨期前壹兩周進行檢驗。如果工廠安排商檢，會向工廠提供商檢資料，包括出口合同、裝箱單、發票等。大概兩三天後，向當地商檢局申請好商檢後，工廠會把換貨單傳真給妳，留著以後報關用。換證單只顯示實際申報的第壹項貨物和報關總金額，有效期壹般為三個月。報關單的實際金額可能少於替換單上的金額。但是，替換卡只能使用壹次，不能重復使用。
3.處理C/O或Form A:根據客戶所屬國家或客戶的具體要求處理C/O或Form A。表格A是普惠制原產地證書。目前已有36個國家給予中國普惠制待遇，可以享受關稅減免。C/O是壹般的原產地證書，只證明貨物在中國生產。原產地證書壹般由貿促會辦理，但壹般體制下也可以由商檢局辦理。至少在裝運前壹周。無論申請普通原產地證還是普惠制原產地證，基本程序都是做好資料(包括合同、發票、裝箱單等。)放在網上再發給妳。機器檢驗合格後，貿促會或商檢局的人員會再次人工審核單據。檢驗合格後，就可以拿證件了。
4.驗貨和預訂:時刻關註工廠訂單的生產進度。交貨期前十多天，問工廠能不能按時交貨。如果是的話，準備和貨代訂艙位，安排檢驗員檢驗貨物。檢驗合格後，向貨代預訂艙位。如果客戶指定了貨運代理，請直接向指定貨運代理公司的人員填寫預訂表格。訂艙單上應填寫托運人、收貨人、通知人、裝運港、目的港、集裝箱類型、集裝箱數量、產品名稱、毛重和體積，以便他們代為訂艙。兩三天後，貨代定艙後會在倉單裏傳真給妳。註意倉單上切櫃和切料的時間，傳真給工廠，以便工廠在上面註明的時間內將貨物送到倉庫。如自行安排拖車拖運，需填寫拖運櫃委托書，註明櫃型、拖運時間、裝載地址、工廠聯系人、聯系電話等。，並連同倉單傳真給拖車公司，以便安排拖運櫃。
5.報關:訂艙後，至少在單證補貨時間前三天填寫報關資料並發送給報關行或請貨代幫忙報關。報關資料包括:出口合同、裝箱單、發票、報關單、核銷單(註意核銷單送報關行或貨代前必須在商檢局備案)、報檢委托書、換證單、C/O或A表等。
6.收貨:貨物清關後，及時將提單發給貨代，並與之核對提單。在船離開後的兩三天內，貨代會列出費用，包括單證費、AMS費、清關費、作業費等等。安排工廠付款，並將備忘錄發送給貨代。錢到了之後，貨代可以從他那裏拿到正本提單。壹般貨代公司不發提單，讓公司派人來取。如果公司沒有人力，也可以發委托書給貨代直接送到公司。如果是電放提單，申請電放提單，加蓋公司印章，傳真給貨代。記得讓貨運代理傳真壹份提單給妳，以便公司存檔。
7.通知客戶:貨物開航後，發郵件通知客戶船名、開航日期等。，以便他們及時購買保險。
8.付款提醒:拿到提單原件後，掃描壹份復印件，發郵件給客戶，督促其付清余款。客戶貨款到賬後，將正本提貨單、裝箱單(數據要與提貨單壹致)、發票寄給客戶。在發票裝箱單上寫下櫃臺號、印章號和發票號。雖然不是很重要，但是我覺得還是寫下來比較好。
9.退稅:報關後壹個月，報關行或貨代會將報關單底聯和核銷單退稅聯退還給您，您可以憑這些單據和銀行發來的核銷單向外匯局申請退稅。
註意:
1.有些產品工藝復雜，可以要求工廠在生產前制作裝運前樣品，或者在裝運前出具裝運前樣品，以進行質量控制。
2.紀錄片工作需要極大的細心和耐心。我時刻關註工廠的生產進度，及時安排船期。在制作各種文件時，我必須非常小心。所有的文件都很重要。我必須檢查壹遍又壹遍。我會經常犯錯，但還好沒有給公司造成損失，及時發現。我覺得如果文件不急的話，可以提前自己準備好，拿出來仔細檢查壹下，這樣可以避免很多錯誤。可以每隔壹段時間總結壹下自己的工作，哪天要發哪些貨，準備哪些單據，哪些樣品正在打樣，哪些東西要退給客戶。
二、客戶樣品工作程序
當妳收到客戶要求打樣的新產品時，妳應該先拍照存檔，並給樣品貼上標簽，註明是哪個客戶在當月的哪壹天寄的樣品，以便日後查詢。然後填寫打樣單和打樣要求，把樣品送到工廠打樣。如果是比較重要的樣品，還必須要求工廠在樣品做好之後返還。
三。發送樣品的程序
工廠做出樣品後，根據實際情況，保留樣品或拍照存檔，以便日後與客戶討論。包裝樣品時，要特別註意箱子不要太大。測量外箱尺寸和重量，自己記錄(為了方便，可以和快遞公司核對月結單)。易碎品要在外箱上貼易碎品標誌，或者為了防止快遞員出錯，可以用白紙自己打寄件人和收件人的聯系電話，地址要貼在外箱上。我還需要記錄我發給誰了，發的目的，發的物品，快遞單號等等。，以便我將來查看。樣品寄出後，寫郵件通知客人所寄物品，快遞跟蹤號等。