大概程序如下：
2008-1-1：客戶確定定單，發英文P/O給妳。
2008-1-1：收到P/O後，立即做P/I，簽章傳真給客戶（也可以掃描發電郵給客戶）
（假設客戶在收到P/I後2天內付款）
2008-1-3：收到客戶定金的水單(bank receipt of deposit)
2008-1-3：收到客戶水單，立即做公司內部中文P/O，下給工廠。
（假設做貨需要30天）
2008-2-3：在下內部定單到今天這段時間內，準備好C/I，P/L（P/L的裝箱資料可以讓工廠提供）S/O（定艙）。
如果是送貨到客戶港口的話（CNF or CIF）這期間還包括找貨貸，與貨貸們商討價格，最終確定服務最優，價格最合理的貨貸合作；
如果是客戶指定的貨貸（FOB）這期間讓客戶提供貨貸聯系方式並讓他們傳S/O後來定艙。貨貸給S/O格式給妳，妳填好S/O傳給他們，如果是買單報關，就需將C/I，P/L傳給他們報關用，如果是自己報關就不需要。
（假設確定艙位需要1天）
2008-2-4：貨貸將入倉單傳真給妳，入倉單是司機送貨到國內倉庫進門時用的，壹般還需要交30元錢。收到入倉單的時侯，可以問貨貸ETC，ETD，ETA。（假如客戶對ETC有要求，那妳必須預先選好最佳ETC，並在此之前送貨）然後發電郵告訴客戶這三個日期。
（假設結關日是2008-2-6）
2008-2-6：在此之前將貨送到入倉紙上的指定位置。
（假設ETD是2008-2-10）
2008-2-10：在此之前催貨貸要B/L COPY，將B/L COPY與C/I傳真給客戶，催余款。
（假設ETA是2008-2-30）
2008-2-30：在此之前催到余款，並電放B/L。
定單完成。
以上程序基於：付款方式是：30%定金，余款見B/L COPY付清。其他付款方式請依此類推。
以下單據，只有B/L，S/O格式，入倉紙是貨貸提供的；C/O 與FORMA是相關部門（或由貨貸）提供的；I/C是客戶提供的；其它單據全部是自制的。妳可以到網上下載。直接在google裏輸入：“XXX格式”就可以。
希望以上資料有幫助！
壹般是以下幾份：
P/I=Proforma Invoice=下單之前發給客戶催定金用的。
P/O=Purchase Order=下定單用的。
S/C=Sales Confirmation=如果客戶沒有下P/O給妳，妳又想把要求說清楚，就做這個給他簽字回傳。內容與P/O差不多。
C/I=Commercial Invoice=做完貨後催余款用的。
P/L=Packing List=裝箱資料，多少箱，總方數，總重量。這個單據方便定倉。
Booking=S/O=Shipping Order=壹般是下給貨貸定倉用的。
B/L=Bill of Lading=提單。客戶提貨用的。是外貿最重要的單據，代表貨權。
最主要的單據就都在上面了。偶爾還會出現：
C/O=Certificate of Origin, FormA=原產地證=證明產品來自中國。其中FormA可以減免當地稅費。
Weight List
I/C=Inspection Certificate
最常用的就是這些了。壹般B/L分3/3（3正3負）與1/3（1正3負）其他的都可根據客戶要求做