1、備案表、外貿企業換匯成本異常說明表、外貿企業未交收匯核銷單申報明細之類表格的不裝訂，單獨放在壹起，統壹交出口退稅稅務管理員。
2、、出口退稅專用袋或檔案袋（上面標明公司名稱、海關編號、申報年月和批號）。
3、、用出口退稅日常申報（明細）表封面和封底裝訂成冊（裏面壹般把出口退稅匯兌申報表、出口退稅出口明細申報表、出口退稅進貨明細申報表訂在壹起）。
4、、用出口企業出口退稅報關單、外匯核銷單、出口發票裝訂封面和封底裝訂成冊（裏面壹般把增值稅專用發票抵扣聯（有計量單位換算表的，放在相應的增值稅專用發票抵扣聯前面）、外匯核銷單出口退稅聯、報關單出口退稅聯、出口發票出口退稅聯按關聯號依次裝訂）。
出口貨物退稅，簡稱出口退稅，指對出口商品已征收的國內稅部分或全部退還給出口商的壹種措施，這也是國際慣例。其基本含義是指對出口貨物退還其在國內生產和流通環節實際繳納的產品稅、增值稅、營業稅和特別消費稅。出口退稅（Export Rebates）制度，是壹個國家稅收的重要組成部分。出口退稅主要是通過退還出口貨物的國內已納稅款來平衡國內產品的稅收負擔，使本國產品以不含稅成本進入國際市場，與國外產品在同等條件下進行競爭，從而增強競爭能力，擴大出口創匯。