1.讓客戶知道自己買了什麽，數量，單價，總價值；
2.客戶用於申請開立信用證或其他支付方式的文件。
3.用於預付款，即裝貨前需要現金付款。
4.在寄售模式下，出口貨物放在代理商手中，沒有明確的銷售合同。對於代理商來說，形式發票可以作為向潛在買家報價的指南。
在投標的情況下，形式發票使買方能夠在許多競爭供應商之間以合理的價格和銷售條件簽訂銷售合同。
形式發票和合同的區別；
合同比較正規，用於大型設備，大額項目等。合同內容集中在交貨日期、裝運港、卸貨港、產品名稱等方面。
PI還有合約的功能，也有向當地銀行申請錢的功能。PI側重於單價、支付方式、金額等。
形式發票由賣方根據雙方協商的主要交易條件制作，然後提交給買方確認。交易條件壹經雙方確認，形式發票即作為雙方交易條件的證明材料蓋章，這是合同的簡化形式。雖然形式發票涉及交易的主要細節，但沒有關於爭議解決和仲裁的協議。壹旦發生交易糾紛，很容易導致矛盾，雙方無法達成壹致，所以通常只能用於信得過的客戶或小額訂單。