跟單員是指在企業運營過程中，根據客戶訂單跟蹤產品和服務的專職人員。所有圍繞訂單工作並對交貨日期負責的人都是跟單員。
二、跟單員工作的定義:跟單員廣泛存在於訂單生產企業和進出口外貿企業中。跟單員的工作性質和特點因企業的規模和性質而異，但壹般來說，跟單員是作為業務跟單員和生產跟單員而存在的。
1.商業紀錄片:跟進客戶。特別是對我們的產品有過興趣，有購買意向的人會跟進。旨在達成交易和簽訂合同的壹系列活動。打電話給銷售員或業務助理。
2.生產文件:根據生產安排收到的訂單。跟蹤生產進度，按時將貨物交付給客戶。內部電話:業務經理或生產主管或總經理助理。無論是外貿公司的跟單員，還是工廠企業的跟單員，他們的基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分組成。
三、跟單員的工作定位:(工作性質)跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動接受訂單，更是主動進行業務拓展，目標客戶實施銷售跟進，以訂單為目標，不僅僅是開展業務跟單。
因此，跟單人員應該:
(1)尋找客戶:通過各種渠道尋找新客戶，跟蹤老客戶。
(2)設定目標:主要客戶和待開發客戶。我們的工作集中在關鍵點和分配的工作時間上。
(3)信息傳播:企業產品信息的傳播。
(4)銷售產品:以獲取訂單為目的，主動聯系客戶，展示產品。
(5)提供服務:對客戶的產品和服務的售後服務。
(6)收集信息:收集市場信息，進行市場調查。
(7)產品配送:當產品供不應求時，應首先配送給大客戶。
跟單是業務助理:跟單經常扮演業務經理助理的角色。他們幫助業務經理接待、管理和跟進客戶，因此跟單員應該:
回復(1)信件:
(2)計算報價
(3)檢查和簽署表格
(4)填寫對賬表
(5)樣本的分類、發送和登記
(6)客戶檔案管理
(7)客戶接待
(8)處理監事交辦的事項
(9)與相關部門的業務聯系
跟單員就是協調人:跟單員跟蹤客戶訂購產品的交付，也就是跟蹤生產。跟蹤的重點是生產進度、貨物申報和裝運。所以，在小企業裏，跟單員身兼數職，不僅是內勤，還是生產計劃員、物料控制員，還可能是采購員。在大企業，代表企業的業務部門，督促制造部門要貨，跟進出貨。
四、跟單員的工作特點:
跟單員的工作幾乎涉及到企業的每壹個環節，從銷售、生產、物資、財務、人事到總務。特點是:復雜，全面。
1.責任重大。跟單員的工作是以訂單和客戶為基礎的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝。失去訂單和客戶會危及企業的生存。做訂單，做客戶的工作，責任重大。
2.溝通協調:跟單員的工作涉及到各個部門。跟單員和客戶、計劃部門、生產部門等許多部門的工作是壹種溝通和協調。都是在完成訂單的前提下與人溝通。溝通協調能力尤為重要。
3.做好客戶的建議工作:跟單員有很多客戶信息，熟悉他們的需求。同時也了解工廠的生產情況，可以對客戶的訂單提出意見，方便客戶下單。
4.工作節奏多變，節奏快:我們面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏都不壹樣。因此，跟單的工作節奏應該是可變的。此外，客戶的需求是多樣的。有時候客戶的訂單量不大，但是需要及時發貨。這就要求外部跟單的效率要快。
5.工作綜合性:跟單員的工作涉及到企業的各個部門，這就決定了其工作的綜合性。外部實施由銷售人員負責。對內，是生產管理的協調。因此，跟單員必須熟悉進出口貿易實務和工廠的生產經營流程。
動詞 （verb的縮寫）業務員的主導意識:
主導意識是什麽？就是整體概念。妳要對環境、任務、結果有深刻的認識，這樣妳在做工作的時候才會有很強的領導意識。比如壹個足球隊，每個球員都有自己的位置，但如果只在乎自己的位置，那壹定是壹支很差的球隊。這就需要壹個整體概念:要麽丟球，要麽進攻，擊敗對手，進球。
作為壹名業務員，銷售也是如此。並不是說我下單了就沒事了。妳是怎麽生產的？什麽時候能完成？產品呢？跟我沒關系，那妳就做不好跟單員。妳沒有支配感。
責任:大局意識，責任感，凡事負責。
有條理:有手段有想法，遇到問題有解決問題的能力。
有效:高效且富有成效。
要達到的目標:壹切工作都以最終的結果和最終的目標作為我們的指導思想。如果最後失敗了，那就沒什麽好說的了。
簡而言之，妳要心中有壹個大目標，有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈條中的壹環。而不是以某個人或某個部門來評判。所以，在工作中，妳要把別人(參與工作環節的人)當成妳的下屬。(不是說妳是領導，而是給他們任務，明確目標，提供條件。妳的目標很明確:對最終結果負責。
六、跟單員的素質要求:(跟單員的培訓)
跟單員工作的性質和特點決定了其業務的質量要求:
(1)分析能力。分析客戶的特點和產品的價格構成，方便報價。
(2)預測能力。可以預測客戶的需求、企業的生產能力和物料供應，方便安排接單、生產和發貨。
(3)表達能力。善於用文字和語言與客戶溝通。
(4)專業知識。熟悉妳訂購的產品。了解產品原材料的特性、來源和成分。了解產品的特點、風格和質量。易於與客戶和生產人員溝通。
(5)與人打交道的能力。和各部門的人壹起工作，讓他們自覺完成客戶訂單。
(6)處理人際關系的能力。處理好與客戶、上級、同事和其他單位人員的關系。通過他們來完成自己想做的事情。
(7)法律知識。了解合同法、票據法、經濟法等與單證工作相關的法律知識。知法、守法、懂法、用法。
(8)談判能力。口才和技巧。
(9)管理和營銷能力。對外銷售高手。內部管理專家。
(10)物流知識。運輸、裝卸、倉儲、配送、報關等知識。
七、跟單員的工作內容及知識、技能要求:
跟單員的工作主要包括:外貿業務文檔、物料采購文檔、生產流程文檔、貨物運輸文檔以及客戶聯系跟蹤(客戶接待)。
1.跟單出口貨物；(外貿業務跟進)了解外貿基礎知識:(談判、報價、接單、簽合同等。).基礎外語和通信。
2.文件材料采購。(業務跟進)懂營銷，懂產品。(材料、性能、使用和維護)
3.紀錄片制作流程(制作進度跟進)懂制作，懂管理，懂傳播。
4.貨物運輸文件(裝運跟蹤)貨物運輸知識，(運輸工具，方法，櫃)和報關知識。
5.客戶聯絡跟蹤(客戶接待):了解客戶管理和國際禮儀知識；
八、跟單員工作的重要性:
企業的生存和發展都是以訂單為基礎的。檔案工作是企業的主要生命線和管理制高點。作為訂單的跟隨者，跟單員的工作橫跨企業運營的每壹個環節。它是企業內部各部門之間、企業與客戶之間的中心區域和橋梁，是企業的窗口和門戶。從圖表中，我們可以更清楚地得到這個論點:
與跟單員的工作部門有關:
業務員:對外:業務部(國內外貿易部)
客戶(國內外客戶、外貿公司、中間商)
運輸(海運、空運、汽車運輸、鐵路運輸、集裝箱、快遞公司)
政府/金融(海關、銀巷、稅務、商檢、保險)
內部:計劃/材料(生產計劃、材料進度、報價)
制造部門(生產計劃、樣品制造)
技術/質量控制(產品規格、新產品開發、評估、產品標準)
財務/金庫(裝運控制、成品倉庫、準確報價、包裝保護、匯率結算)
行政部(汽車調度、放行、報關、裝運)
貨物出口交易有兩種形式，壹種是通過外貿公司出口，另壹種是自營出口。出口貨物跟單工作主要包括:接單、跟進生產、跟蹤出貨、制作單據、結匯等。
1.接單:接單就是簽合同，獲得訂單。
合同的書面形式不限於特定的格式。載明雙方當事人名稱、標的物的質量、數量、價格、交付和付款以及其他交易條件的任何書面文件，包括買賣雙方為達成交易而往來的書信、電報或電傳，均足以構成書面合同。
1.訂購方式:客戶可通過電話、傳真、電子郵件或書面合同訂購。
2.接單方式:展銷會、參觀、出國參展、邀請客戶參觀、使用我們的網站等等。
3.接單形式:在出口貿易中，對業務員所接訂單沒有具體限制。最常見的有:
(1)合同:(合同)合同包括銷售合同和采購合同。前者由賣方起草，後者由買方起草。
(2)確認函；(確認)比合同簡單。不包括異議、仲裁、不可抗力等條款。它還有壹份銷售確認書和壹份購買確認書。這種格式的合同壹般適用於輕工業品、日用品、土特產品等。交易金額小，批量大。而且合同比較正規。機械設備進出口大棕貿易。
還有協議、意向書、訂單、委托訂單。需要提到的是，對於客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，收到後要回復，不能置之不理，否則視為違約。
4.接單程序:接單程序可分為詢價、發盤、還價、接受四個環節。
(1)詢盤:(詢盤)也叫詢盤。
(2)要約:(OFFER)也叫要約。是買方或賣方向對方提出各種交易條件，並願意根據這些條件達成交易、訂立合同的明確表示。在實際交易中，壹方在收到另壹方的詢盤後通常會發出要約。
(3)還價:也叫還盤。
(4)承諾:明確表示買方或賣方同意對方在要約中提出的交易條款，並願意按照這些條款達成交易、訂立合同。
第二，批準:即批準合同。
1.批準的內容:
確認產品名稱、規格、質量、數量、單價、價格條款、總金額、付款方式、包裝要求、交貨日期和交貨方式。
2.審查方法:
(1)產品名稱和規格:
產品代碼在審核時是自己的產品嗎？能和我們的產品信息匹配嗎？有許多公司和企業產品名稱代碼也代表規格。
(2)質量:
也叫質量。它是商品外觀和內在品質的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的質量不僅是主要的交易條件，也是我們跟單審查單據的首要條件。
(3)數量:
我們應該檢查貨物的數量是否能及時準備好，以及它的計量單位、重量和大約數量有什麽規定。
近似值:如果合同數量前面有“約”，則交付數量可以適當機動。關於這個詞，世界上有不同的解釋。有人認為是2。5%，有的認為是5%。根據跟單信用證統壹慣例，如果信用證中有合同，增減幅度不得超過10%。
(4)單價和總額的評審:
1.有些客戶在下單時會標註單價。我們應該對照我們的報價單檢查它是否正確。總額加起來有錯嗎？當壹個新客戶下訂單時，他應該檢查我們給他的報價。
通常情況下，我們使用美元作為結算貨幣，但也有壹些是其他貨幣。應該註意硬通貨在國際流通中的使用。(英鎊、HKD、歐元)
(5)價格條款的審查:
出口貨物的單價術語，也稱為價格術語，常用於:
離岸價(指裝運港的價格條件)
運費付至…...)運費付到指定目的地。
CIF成本+保險+運費(指目的港)價格
下面介紹幾種常用的FOB CFR CIF價格的換算和公式:
(1) FOB價格轉換為其他價格:
CFR價格= FOB價格+運費
離岸價+運費
到岸價格= -。
1-保險費率x保險費
(CFR價格到其他價格的轉換:
FOB價格= CFR價格-運費
CFR價格
到岸價格= -。
1–保險費率x保險費
(3)到岸價格轉換為其他價格:
離岸價=到岸價X(1-保險費X保險費率)-運費
CFR價格= CIF價格X(1-保險加X保險費率)
(6)支付方式審查:
1.付款方式可以接受嗎？LC，交定金，等等。
2.支付貨幣可以接受嗎？
(7)包裝要求的審查:
1.工廠的產品都有自己的包裝。給顧客看可以接受嗎？
2.我們可以做客戶提供的包裝(彩印，尺寸)嗎？
3.客戶提供的包裝信息是否完整？(內包裝、外包裝、標簽、說明書)
內部包裝:普通、白色、彩色、吸塑
外包裝:紙箱、木箱、桶、編織袋。最重要的是標記印刷。
(8)交貨日期的審查
跟單員要檢查發貨日期是否合理，公司是否能及時備貨發貨。壹般發貨日期要規定壹個期限，而不是具體日期。期限有長有短。可以是兩周，三周，或者壹個月，兩個月，壹個季度或者更久。
(9)交付方式審查:
交通運輸主要包括海運、陸運、空運、郵件等。
註:如果運費由客戶支付，則由客戶決定送貨方式。如果我們付款，我們將設法通過海運寄送它。如果報價加上海運費價格，客戶要求空運(趕上銷售)，我們可以要求客戶承擔額外費用。
關於樣品:
為了得到訂單，準備樣品是壹個重要的步驟。
1.發送目錄，示例:
2.準備樣本。
(1)工廠現有樣式
(2)新風格
(3)顧客提供的樣品。
要領:無論是老產品、新產品還是客戶送來的樣品，都要送樣品給客戶確認。特別是新產品，可能要修改好幾次。跟單必須保留最終確認樣品，以防止客戶在下訂單時找到確認樣品。在國際貿易中，基於樣品的交易比例很大。作為跟單員，我們應該做到:
(1)產品資料齊全，積極推廣。
(2)應核算新產品的成本和價格。
(3)生產新產品應留有樣品。
(4)客戶的樣品應保持完整。
三。形式發票
為了向當地有關部門申請進口許可證或批準外匯，買方要求出口商在交易完成前就所售貨物的名稱、規格、價格和其他條件出具參考發票。這種發票不能代替交易後的正式發票，對雙方沒有最終約束力。為了與正式發票相區別，必須清楚地註明“形式發票”字樣。形式發票通常會顯示訂單的相關信息。(收貨人、合同號、形式發票號、簽發日期)。產品信息(名稱、數量、價格、交付日期)。合同條款(價格條款、付款方式)。此外，提供我們的銀行信息，為客戶開立信用證或匯款。
請註意以下幾點:
1.單價條款應該明確(FOB，CFR，CIF)。
2.交貨日期應該清楚
3.付款條件應該明確(信用證，TT)
四、出口貨物跟單的基本程序:
記錄出口貨物是跟單履行合同的後續工作。重點是貨、證、船、付款，包括備貨、催證、換證、租船訂倉，(報關、報檢、出貨)、制單、結匯。我們將這些程序總結如下:
(1)備貨:根據訂單和信用證的要求，按時、保質、保量備貨。
(2)提醒單據:大部分支付方式都是信用證，它保證了安全收匯，因為是銀行信貸。只要裝運的貨物與信用證條款壹致，銀行就擔保付款。跟單應跟進以信用證為付款方式的合同，如提醒、審核和修改。
提醒:貨物快完成的時候，妳要提醒他們。
審查證書:審查證書是銀行和公司的共同責任，但在範圍和內容上有所不同。從政策上看，銀行和發卡國有沒有貿易關系？開證行的信譽？公司審查證人和受益人，對嗎？信用證的貨物和金額與合同壹樣嗎？裝運日期？特殊條款？
換證:檢查後發現問題是常有的事。包裝上，總金額，有效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改壹個信用證，可能會有幾個問題，我們要壹壹指出，壹次性修改。
(3)訂艙裝船:貨物準備好，信用證沒問題後，我們就進入裝船、租船、訂艙、裝船階段。如果交易是按照CFR和CIF價格進行的，我們負責租船、訂艙和裝船程序。首先:
裝運和集裝箱裝運:跟單應在裝運前三、四天聯系裝運和集裝箱裝運。在這個過程中要做的工作包括集裝箱選擇、裝箱單制作、集裝箱裝載跟蹤等。
A.集裝箱選擇:根據不同的貨物選擇不同的集裝箱。常用的有:20 ' 29–30立方米/17.5噸40 ' 58–61立方米/22.5噸40'H 68 -71+0立方米/27.5噸。
B.制作裝箱單:裝箱單側重於貨物的包裝。它應包括名稱、規格、數量、箱數、毛重和凈重、包裝尺寸、總體積、箱號、嘜頭等。
C.跟蹤集裝箱裝載:在裝運前壹天通知相關人員，並確定裝運數量的準確性。協助生產部安排人員安裝櫥櫃。集裝箱到達工廠後，跟單員應監督裝貨並指導貨物的擺放。如果壹個集裝箱裏有幾種貨物，每種規格的產品都要留壹兩箱在集裝箱的末端，以便海關檢查。
(4)單證準備和結匯:是出口貨物跟單的最後壹個環節。
A.單證準備:貨物裝船後，跟單根據信用證、合同或其他文件及時準備各種單證。
單據應該在信用證的有效期內送到銀行。
出口單證主要有:匯票、發票、海關發票、提單、裝箱單、原產地證書、商檢證書、保險單等。
B.結匯:如果單據按照信用證規定制作，並及時送到銀行，我們就能及時收到貨款。
文件要求:正確、完整、及時、簡潔、整潔。