這類新聞稿的結構壹般是這樣的:第壹段，寫好介紹，指出參會人員和主持人；第二段提煉了領導講話和嘉賓講話的主要內容；第三段，明確會議的程序；第四段介紹會議的背景或召開會議的意義。
在寫這類新聞稿時，我們必須註意以下幾點:
1.題目要合適，符合會議規範。
校園裏的聚會很多，類型也很多樣。參與者非常不確定。有些會議純粹是幾個學生的會議，有些是學生幹部的座談會，有些是黨政機關的會議。很少見到像黨代會、團代會、教代會這樣涉及面很廣的會議。不同的會議有不同的簡訊，這首先體現在標題上。大會的題目要盡可能符合大會的規格。比如上次有壹個關於EOC學生學習黨代會精神的草案。初稿的標題是？我們學校舉辦的？EOC世紀精英學校第六次黨代會精神座談會的題目沒有錯，但是對於學校的簡訊來說，這個題目有點用詞不當。
本次座談會是由團委和學生會組織的學生幹部座談會。雖然很重要，但是有用。我們學校舉辦的？現在看來還不準確。後來我建議改成？學校學生會召開？EOC世紀精英學校第六次黨代會精神座談會，我還是三思而行，因為沒有體現出團委的作用。最後領導的意見修改為？EOC世紀精英學校舉辦？學習第六次黨代會精神座談會，因為EOC是學校團委和學生會組織的活動，以它為主題，很好地突出了兩者，使標題不誇張。
2.簡介應反映會議名稱、地點等要素的全稱。
引言是全文對會議情況最直接、最集中的表達。如果引言寫得好，簡訊要表達的內容就能很好地把握。所以寫介紹的時候，不要省略太多，要正式，把會議全稱、會場等要素寫清楚。比如什麽？2008北京奧運會誌願者研討會？這是會議的全名。妳不能漏掉壹個字。會場橫幅上的會議名稱是這樣的，應該在新聞中有所體現，這是客觀性的體現。而且場地要寫清楚，比如？我校旗山校區大學生素質拓展中心？這個要說清楚寫清楚，不能為了省事去掉？大學生？雖然大家都知道是什麽地方，但是作為正式文體還是要解釋清楚。
3.記下在場領導的姓名和頭銜，註意領導的排名。
會議壹般都有領導參加，領導是會議的重點內容，所以在新聞稿中簡單介紹壹下在場的領導是必不可少的。在介紹在場的領導時，要特別註意寫清楚領導的職務，職務要在名字之前，比如？我們學校的副校長Xxxx？是常規用法，不是？我校xxx副校長？。如果不止壹個領導在場，還有壹個新聞裏介紹領導的問題。原理是什麽？嘉賓在最前面，按綜合水平和資歷排序？像高校裏的會議，經常會邀請壹些校外的領導參加。只要這些領導是各個機關的主要負責人，校外領導就必須走在最前列，以示基本禮儀。
比如？省殘聯主席馬可，副主席李，省委教育工委宣傳部部長林選春，省體育局群團處處長方大川，我校副校長遊曉波，教育廳、團委、校辦、文學院相關負責人參加了交流會。？但是，有時候，領導的排名不能只看級別，還要考慮領導的資歷。比如副總裁都壹樣，為什麽有的副總裁要放前面，有的放後面？這是因為副總裁的資歷不同，有的職稱更高，有的任期更長，甚至有的年齡更大。這些都是領導者排名需要註意的問題。
這是比較典型的學院領導排名。在不同學院的新聞稿中，同壹職位的領導排名是不壹樣的。比如有的學院的副院長在黨委副書記之前，有的學院的副院長在黨委副書記之後。按照我們平時的經驗，副院長壹般都在黨委副書記後面。但在高校，主管學生事務的黨委副書記往往比副校長年輕很多，甚至有的黨委副書記還是副校長的學生。所以這種情況需要我們具體分析。
4、提煉領導講話的內容
在會議新聞稿中，領導講話的內容是最重要的。但是我們不能把領導人講話的內容都照搬到新聞稿裏，所以我們要對這些講話進行提煉。對領導講話內容進行提煉，要註意措辭，用詞簡潔，體現層次感，對壹些理論提法要準確，提高理論水平。領導講話很有邏輯性。把各個層面的內容用壹兩句話提取出來，按順序組合起來，就能囊括領導講話的精髓。
比如領導人的講話，壹般分為三個部分。壹、領導歡迎與會嘉賓、師生；其次，簡要介紹了會議的背景；最後，我對參與者，壹般是青年學生，提出幾點希望。
再比如領導的重要講話，壹般分為四個部分。首先是肯定之前取得的成績；二是總結召開這次會議的意義，三是介紹這次會議的主要內容，最後是對與會人員認真貫徹會議精神提出壹些要求。
5.介紹會議的程序應該有優先權。
領導發言後，需要介紹會議的全過程。會議上可能會有很多活動，需要作者關註重點，介紹與會議主題密切相關的重點，而壹些瑣碎的程序很少介紹或不介紹，比如會議的討論環節、觀看重要視頻資料、表彰環節等。，這些都是重要的程序，而分發和接收材料等環節可以省略。
6.描述場地的氣氛
會場的氣氛可以讓讀者了解與會者對會議的態度，了解會議的反響，奠定會議的基調，是推動會議的重要壹環。壹般情況下，會場的氣氛往往是熱烈的，主要是從與會者的反應中獲得信息，比如？Xxx的發言引起了與會者的熱烈討論？、?觀眾掌聲不斷？等等。
7.簡述召開會議的意義。
在壹篇新聞稿的最後壹段，往往需要簡要評論會議的意義，意義也要註意層次感。壹般分為三個部分來寫會議的意義，第壹是培養青年學生的意義，第二是職能部門自身建設或某項制度建設的意義，最後是學校整體建設的意義。
有時候，最後壹段可以不寫有意義的話，而是用與會者對會議反應的例子，從他們口中更能真實地反映會議的意義。比如《首屆海西青年誌願者先進事跡報告會在我校舉行》最後壹段寫道:與會的大學生表示，將在這些誌願者先進事跡的激勵下，積極投身誌願服務工作，昂首挺胸到祖國最需要的地方去。？參與者的回應比空談更有說服力。