1、對於合同檔案資料是指公司與客戶簽署的用於代理客戶進行期貨交易的《期貨經紀合同》及其相關附件，包括：客戶開戶資料、客戶變更資料及銷戶資料，是客戶身份的真實記錄和委托關系的原始憑證，是鑒別客戶身份的重要依據。
2、銀河期貨公司的合同檔案資料管理工作實行集中統壹的管理原則，確保合同檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。
3、合同檔案資料管理的基本原則是：壹戶壹檔，專人管理。壹戶壹檔是指檔案資料依“資金賬號”進行統壹編號排序，每個客戶資料集中形成壹個客戶檔案。專人管理是指總部客戶服務人員專門負責客戶檔案的管理工作。
4、有關開戶、變更、銷戶的客戶檔案資料應當自《期貨經紀合同》終止之日起至少保存20年。以電子數據方式保存或備份相關資料的，應當確保電子數據的真實、可靠，采取有效措施防止電子
5、總部客戶服務人員和各營業部客戶服務人員有下列行為之壹的，公司將根據情節輕重對相關人，進行口頭警告、書面檢查、解除勞動合同等處罰，若情節嚴重依法追究相關當事人法律責任：
（1）損毀、丟失或者擅自銷毀合同檔案資料的；
（2）塗改、偽造合同檔案資料的；
（3）擅自提供、查閱、抄錄、復制合同檔案資料和影像資料的；
（4）違規借閱、調閱合同檔案資料的；
（5）出賣或轉讓檔案的，
（6）玩忽職守造成合同檔案資料損失的；
（7）失密或泄密的。