（1）由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核；
（2）計劃外采購或臨時增加的項目，並制定計劃或報告財務部審核；
（3）采購計劃壹式四份，自存壹份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃：
（1）財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，並進行審核；
（2）財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做采購物資的預算；
（3）將匯總的采購計劃和預算報總經理審批；
（4）經批準的采購計劃交財務總監監督實施，對計劃外未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資采購：
（1）采購員根據核準的采購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行采購，以保證及時供應。
（2）大宗用品或長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。
（4）計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批準後可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收；
（2）倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完後要在發票上簽名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。
5、報銷及付款
（1）付款：
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核，經確認批準後方可付款；
②支票結帳壹般由出納根據采購員提供的準確數字或單據填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在壹定的範圍內；
③按酒店財務制度，付款 元以上者要使用支票或委托銀行付款結款， 元以下者可支付現款。
④超過30元要求付現金者，必須經財務部經理或財務總監審查批準後方可付款，但現金必須在壹定的範圍內。
（2）報銷：
①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發票連同驗收單，經出納審核是否經批準或在計劃預算內，核準後方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明並簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監批準後方可給予報銷。
采購部業務操作制度
1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表；
2、向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經審核後確定最佳采購方案；
3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；
4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現貨采購和期貨采購；
5、貨物驗收時出現的各種問題，應即時查清原因，並向主管匯報；
6、貨物驗收後，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續。
7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經銷合同；
8、將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合同壹並交財務部校對審核，並辦理報銷或結算手續。