通常，壹封完整的商務郵件包含以下幾個部分:標題、開頭、正文、結論和禮貌問候。
01
稱呼-稱呼
大部分人都不會太在意最初的地址，但細節有時可以決定成敗。比如在西方國家，已婚女性和未婚女性使用不同的表達方式，所以在給女性客戶發郵件的時候請壹定要理解清楚。
用dear作為郵件的開頭當然沒問題，但是很多朋友忘記在後面寫上自己的名字。親愛的，郵件後面壹定有“人”。因為翻譯的原因，很多人覺得“親愛的”是很親昵的稱呼，但在外國人眼裏，這個詞其實很正式，就像我們寫信時的“親愛的”“親愛的”壹樣。
所以寫郵件的時候，“親愛的”用在比較正式的場合，表示對別人的尊重，可以在後面加上妳的名或姓。
如果妳正在給壹個不知道名字的人寫壹封普通的電子郵件，妳可以在開頭選擇“問候”和“妳好”。但是寫郵件的時候不要用親愛的先生和親愛的女士。這種說法太老套太正式，給人的感覺就是不用用心去查對方的名字，有點反感。也不要用“致相關人員”。
我們通常使用以下表達方式:
親愛的史密斯先生/女士(特定的人)
尊敬的教授(教授)/博士(博士)+姓氏(頭銜、職位)
02
開始-打開
對於大多數商務郵件的開啟，我們可以參考之前與客戶的接觸來表達我們的友好問候。
首先，妳可以提到妳和客戶的“友誼”，並向他們表示感謝。比如，感謝客戶在哪裏見過妳、吃過飯、參觀過公司、在展會上聊過天或通過電話交談過，以及他們聊了些什麽。如果沒有，那就感謝對方的來信。謝謝妳讓他們等著，即使妳沒有及時回復。
通常我們用這個表達:
1.感謝您05年1月65438日的來信。
謝謝妳六月65438+十月65438+五月的來信。
2.很高興在這個月的會議上見到妳。
很高興在這個月的會議上見到妳。
3.我很感激妳耐心等待回復。
謝謝妳耐心等待我的回復。
4.感謝您聯系我們。
感謝您聯系我們。
5.上個月在上海見到妳很高興。
很高興上個月在上海見到妳。
6.上周在紐約，我很高興與妳共進午餐。
很高興上周在紐約與妳共進午餐。
7.關於我們昨天的電話交談...
我們昨天的電話交談是關於......
8.作為對妳要求的答復...
回應妳的請求......
9.我只想確認壹下我們星期五討論的要點。
我想確認壹下我們周五討論的要點。
簡短的問候之後，我們可以直接指出寫信的目的。這裏請註意，表達意圖時也要盡量簡潔明了。否則，顧客將不再對閱讀感興趣。
03
陳述要點——點名主題。
作為郵件的重點，這部分需要向客戶表達妳的主要需求。比如妳寫郵件向客戶求助，提供報價，向客戶提問，或者回應客戶需求，提供證明材料。通常我們會用這樣的表達:
1.我們寫信通知妳.../確認.../請求.../詢問...
我們寫信通知/確認/請求/詢問...
2.我最近讀到/聽說了...並且想知道...
我們最近聽說...所以我們想知道...
3.我聯系妳的原因如下...
這次聯系妳的主要目的是......
4.我們想邀請您參加5月6日(438+05)的會議。
我們想邀請您參加5月6日的會議。
需要註意的是，在進行這部分表達時，我們通常可以使用以下短語:
請求幫助
1.如果妳願意，我們將不勝感激
如果妳願意，我們將不勝感激...
2.如果妳能寄給我們，那會很有幫助...
如果妳能把它寄給我們，那將非常有幫助。
3.如果您能立即關註此事，我將不勝感激。
謝謝妳的關心。
4.妳能告訴我們嗎...
妳能告訴我們嗎...？
5.請讓我知道妳打算采取什麽行動。
妳能告訴我下壹步是什麽嗎？
主動提供幫助
1.妳想讓我們...？
妳想讓我們...？
2.我們很願意...
我們挺開心的。......
傳遞好消息就是告知好消息。
1.我們很高興地宣布.../通知妳.../去了解...
我們很高興通知(宣布/通知/理解).....
給壞消息通知壞消息。
1.恐怕不可能了...
對不起...我不能......
2.經過慎重考慮，我們決定(不)...
經過深思熟慮，我們決定…...
3.不幸的是我們不能/我們不能...
不幸的是，我們不能/不能…...
4.請註意，我們在(日期)訂購的貨物還沒有到達。
抱歉，貨物不能按時到達。
抱怨以表達不滿
1.我寫信是為了表達我對……的不滿...
我非常不滿意....
04
閉幕-結論
在最後壹段，我們通常會禮貌地問候對方，並寫下我們對客戶的期望(期待他們的回復/反饋等)。).通常我們用這個表達:
1.拜托了。接受？我們的？謝了？為了什麽？那個？麻煩？妳呢。有嗎？有人了。？
我們感謝妳的努力。？
2.我們？嫩？妳呢。我們的？真誠？謝了？為了什麽？妳的？大方？待遇？的？我們嗎？在？這個？婚外情。？
我們非常感謝妳在這件事上的慷慨。？
3.我們？應該？是嗎？感激？為了什麽？妳的？審判？秩序。？
如果妳能試著下訂單，我們將不勝感激。？
4.我們？應該？是嗎？感激？為了什麽？妳的？裝修？我們嗎？細節？的？妳的？要求。？
如果能收到您的具體需求，我們將非常高興。？
5.我們？是嗎？大大？被迫？為了什麽？妳的？散裝？訂單？只是？收到。？
我們很感激收到妳的大量訂單。？
6.如果？那裏嗎？是嗎？有發現嗎？我們？可以嗎？做什麽？去哪？救命？妳呢？我們？應該嗎？是嗎？更多？比？高興嗎？去哪？做什麽？所以。？
如果妳需要什麽，我們會盡力幫助妳。？
7.我們？會吝惜？沒有嗎？努力？在？努力嗎？去哪？是嗎？的？服務？去哪？妳。？
我們將不遺余力地為您服務。？
8.期待妳的回復。？
期待妳的回復。
05
結尾-問候
在郵件的最後，我們通常會給客戶留下壹句真誠的問候，有很多表達方式可供選擇。例如:
妳真誠的/妳真誠的/真誠的/
謝謝/最美好的祝願/熱情的問候/
祝壹切順利/好運